Inte för att jag sitter med några universallösningar som passar alla, men här kommer några metoder som har varit till hjälp för mig genom åren. Kanske någon också kan passa dig och din situation. Eller du kanske har kompletterande tips att dela med dig av?
På slutet lägger jag till några vanor för dig som skickar epost, som kanske kan göra livet lite mindre stressigt för dina kollegor och affärspartners. Och dig lite mer populär.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
- Börja NU – förbered mottagarna på dina semesterplaner.
De flesta av oss använder väl någon sorts mailfot. De där standardraderna som automatiskt läggs till i slutet av våra meddelanden. Anpassa och använd den!
Lägg gärna till några positiva och somriga rader om när du kommer att vara borta och tillbaka. Och kanske en liten semesterhälsning. Kanske en liten emoji-sol?
Jag brukar lägga till den någon månad före ledigheten för att öka chansen att den råkar fånga uppmärksamheten hos mottagarna. Det börjar bli hög tid nu, alltså!
Förväntanshantering är väl det proffsiga ordet för detta? De vet vad de kan vänta sig kring din frånvaro och kan planera efter det.
Dessutom har du ryggen fri om någon beter sig som att din semester kommer som en blixt från klar himmel.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
2. Använd autosvar, så klart.
Naturligtvis ska du koppla på autosvar innan du lämnar. Gärna med en trevlig semesterkänsla, men med den viktigaste informationen på första raden. (Folk läser sällan mer, om ens det)
Om du redan vet att du kommer att ha dålig täckning kan det vara bra att ha med.
Som soloföretagare brukar jag skriva något om att "i nödfall kan du skicka ett SMS på 070-xyz xy zy så återkommer jag vid första tillfälle" (Tack Klaus Bitschnau för formuleringen med "tillfälle". Då kan man ju alltid säga "jag hade inte tillfälle förrän nu" om folk tycker man tar för lång tid på sig att svara)
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
3. Stäng av aviseringarna. Kanske ta bort jobbmailen från mobilen, till och med?
Tips Nr 3 fungerar inte lika bra för egenföretagare, än mindre för soloföretagare som jag själv, men kan bidra till att medarbetare kommer tillbaka mer utvilade och harmoniska än annars.
Finns det något mer störande för semesterfriden än en plingande mobil?
Stäng helt enkelt av alla aviseringar som har med jobbet att göra, så att inte din mobil plingar med nya meddelanden från eposten (eller jobbchatten). Ta gärna också bort förhandsvisningen av meddelanden.
Gör så att det krävs att du själv, aktivt, öppnar jobbmailen för att du ska se innehållet. Så inte den kan "söka upp dig". Om du öppnar den, är det ditt beslut just då. Skyll dig själv.
Kanske du till och med ska överväga att ta bort jobbmailen från mobilen så att du är tvungen att använda datorn för att "kolla läget"?
Gör detsamma med andra meddelandekanaler du använder i arbetet. MS Teams, till exempel.
3b. Bonustips: Separera jobb- och personliga kommunikationskanaler året runt
För att punkt 3 ska bli lättare, kanske främst vad gäller meddelandekanaler, är det bra att från början undvika att blanda jobb- och personliga konversationer i samma kanal. Att separera jobbkommunikation och privat kommunikation gör det lättare att hantera dem på olika sätt utanför arbetstid.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
4. Lägg semestermailen åt sidan när du kommer tillbaka.
Ärligt talat. Hur mycket av eposten som samlats under semestern bruka du egentligen behöva åtgärda i vanliga fall? Hur mycket av det brukar ha löst sig när du kommit tillbaka från semestern?
Jag hade en kollega som lät all semestermail gå direkt i papperskorgen, hade ett autosvar som berättade det och instruerade avsändarna att skicka igen efter att han kommit tillbaka.
Riktigt så drastisk är inte jag. Särskilt som hans metod förutsätter att alla avsändare läser autosvaren ordentligt och det betvivlar jag att de gör.
Istället samlar jag all epost som kommit under semestern i en separat mapp. Antingen genom en mail-regel under semestern eller manuellt så fort jag kommit tillbaka. På så sätt börjar jag på ny kula med epost som kommer efter semestern och kan enkelt särbehandla den som kommit under semestern.
Sedan sätter jag mig, vid tillfälle, och går igenom mappen med semestermail:
- VIKTIGT – läser jag och åtgärdar om det fortfarande är aktuellt. Kanske bäst att läsa det senaste först. Det är ju störst risk att det fortfarande är aktuellt.
- TILL BARA MIG – läser jag åtminstone ämnesraden på
- MÅNGA MOTTAGARE – skummar jag ämnesraderna på
- I KOPIA TILL MIG – Låter jag ligga kvar och kikar på någon gång om och när jag har gott om tid
I övrigt låter jag semestermailen ligga orörd tills någon frågar efter den utan ägnar mig istället åt vad som är aktuellt. Mycket har ju lyckats bli inaktuellt under semestern.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
Tips till dig som avsändare.
Som avsändare finns det saker du kan göra för att minska stressen för dina semestrande och återvändande kollegor och kontakter. Och kanske sätta ett gott exempel som sprider sig och minskar din stress också.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
En projektledare skulle gå på semester för länge sedan och sade till mig "Bara ring om du behöver. Jag svarar och så reder vi ut det." "Nej, det tänker jag inte göra" svarade jag. "Jo, jo bara ring" sade han igen och jag svarade likadant. Efter tredje eller fjärde ping-pongandet sade jag "Du förtjänar och behöver ledighet. Dessutom, om jag stör dig under din semester betyder det underförstått att det är ok att störa mig under min semester och det tycker inte jag. Om det är riktig kris skickar jag ett SMS så kan du ringa upp när det passar."
Så blev det och han fick semestra i fred. Jag med.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
Vad gäller just eposten finns några vanor som jag tycker vi kan ta till oss över lag men som blir extra praktiska i semestertider:
- Schemalägg när mailet skickas – Du vill få något iväg "från ditt bord" men hur viktigt är det egentligen att mottagaren får det bums? Överväg att schemalägga det att skickas när mottagaren kommit tillbaka från semestern istället för att det ska ligga och vänta, och stressa. Dessutom, om mottagaren har tagit till sig mitt sista tips här ovanför kommer det att få mer uppmärksamhet om det kommer fram när hen är tillbaka än om det kommer under semestern. 😉
- Behöver du verkligen skicka till så många? – Ofta skickar vi till onödigt många adressater. CC (Carbon Copy) används alldeles för ofta som "Cover your ass Copy". Tänk efter en eller två gånger extra om verkligen alla de där människorna behöver få och behöva hantera det där mailet.
- Behöver du Svara till Alla? – Att "svara till alla" väcker heta känslor. GÖR DET INTE HELT ENKELT!. Inte ens för att gnälla över någon annan som redan gjort det.
- Maxa nyttan av ämnesraden – Gör det enkelt för mottagaren att hantera eposten genom att göra ämnesraden meningsfull. Även om den kanske bli lång. Om det framgår av ämnesraden vad du efterfrågar och när du behöver svar eller åtgärd blir det mycket lättare för mottagaren att prioritera.
- På IBM brukade vi lägga till saker som DEADLINE x/y, URGENT, ACTION (alltså att något i mailet krävde din åtgärd) eller EOM (End of Message, med andra ord att man inte behövde öppna mailet. Allt fanns i ämnesraden). Ingen raketvetenskap, men visst underlättar det att hantera inkommande epost.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
Bonustips!
Min mångårige vän Tomas Holm körde ett tag med en specialare vad gällde planering av semestern. Visserligen förutsätter den antingen flexibilitet i planeringen eller samordning med resten av teamet, men så här är "Tomas Special":
Om man inleder semestern på en torsdag och startar igen på en onsdag får man två korta veckor på vardera sidan om semestern. Kan vara skönt med en mjuklandning och mjukstart.
☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️ ☀️
Gör en härlig och avkopplande sommarsemester 2025.
Bädda nu så du får ligga i ro och ladda batterierna i sommar.
