Projektledning kräver väl definierade mål och avgränsningar. Allt för ofta sker missförstånd mellan projektledaren och beställaren av projektet om vad som egentligen ingår och inte ingår i ett projekt. Ofta upptäcks detta för sent, och slutresultatet blir att beställaren inte blir nöjd. Det finns planeringsverktyg som underlättar för projektledaren att undvika en sådan situation. Ett av de verktyg som kommit att bli riktigt populära är WBS.

WBS betyder eller står för Work Breakdown Structure. Metoden har som mål att bryta ner det enhetliga projektet till hanterbara delar. För att åstadkomma detta används en trädstruktur som är uppbyggt på ett hierarkiskt sätt.

Allt ska med, men på lagom nivå

Allt som behöver göras inom projektet ska finnas med i trädstrukturen. Det får heller inte finnas poster som inte ingår i projektet. Gränserna för de olika leveranserna bör vara väl särskiljda. Efter genomfört arbetspaket bör en uppföljning av arbetet ske.

Så gör du en WBS

En WBS skapas enklast genom att samla projektgruppen till ett möte. I mötet diskuteras vilka delmoment som ingår i projektet och varje moment skrivs på en gul papperslapp. Det är de som ska levereras som ska finnas med på lapparna, inte uppgiften. Leveransen ska beskrivas tydligt för att minska risken för missförstånd. Vid användandet av WBS tas arbetsuppgifterna fram när WBS:en med de leveranser som ska göras är klar.

Det behövs inga särskilda programvaror för att klara av att lägga upp en WBS. Det räcker med ett program som Microsoft Project, eller till och med Microsoft Excel. De mer avancerade projekten kan lättare planeras genom ett add-in till Microsoft Excel som kallas WBS Chart Pro. Det finns också WBS-tjänster på bland annat Projektplatsen.

En WBS kan i princip bli hur detaljerad som helst. Det gäller att definiera hur mycket projektet ska brytas ner innan en WBS påbörjas. För lång WBS gör arbetet svårare, snarare än underlättar. Det är ingen att-göra-lista som ska göras, utan en definiering av delposter som ska levereras inom projektets ram.

Den slutliga WBS:en

En bra WBS ska kännas och te sig logisk för alla som läser den. Den är lagom detaljerad och kan följas upp. En effektiv WBS innehåller inte heller några verb som anger aktiviteter, utan enbart leveranser. Den är också lagom detaljerad.