- Många blir mer och mer medvetna om hur bra det är att anordna roliga, spännande events som både sköter kundvård och är relationsfrämjande. Den ökade medvetenheten bidrar dock med en mer intensiv konkurrens företag emellan, så det gäller att få sitt event att sticka ut, säger Lina Rönndahl, marknadskoordinator på Advokatfirman Vinge.

Ett lyckat event har möjlighet att bli ett återkommande inslag, och få folk att delta varje år.

- Har man exempelvis en golftävling en gång om året, som organiserats väl och genomförts proffsigt, kommer folk att göra plats i sin kalender för att kunna vara med nästa år, menar Lina.

En viktig start i planeringen av ett lyckat event är enligt Lina att ha ett genomtänkt tema som fungerar som en röd tråd genom hela eventet, samt att ordna en imponerande inbjudan.

- Det är viktigt att ett företag har en plan med sin marknadsföring, att man tänker på vilka man vill nå med hjälp av aktiviteter och hur man sedan ska följa upp det.

Vilka misstag bör man undvika?

- En vanlig miss är att man är för optimistisk med tiden, vilket tyvärr kan leda till att man tvingas prioritera bort saker därför att tiden inte räcker till. Även att inte ha ordentlig koll på sådant som helt enkelt måste fungera - att mat och dryck tar slut, att vaktmästaren med nycklar till lokalen inte dyker upp eller att det fattas en kabel till projektorn - kan få katastrofala följder.

Enligt Lina missar många företag också att följa upp ordentligt när eventet är över:

- I många fall är man så lättad över att eventet är genomfört att man missar möjligheten att ytterligare stärka sina kontakter. Hör av dig till de personer du pratade med och följ upp med en lunch eller inbjudan till nästa event - man bjöd ju in till eventet för att skapa ett möte, träffas och knyta kontakter, och nu har man en naturlig anledning att höra av sig. Ta chansen! avslutar Lina.

Fyra tips för ett framgångsrikt event

1. Behåll fokus med en checklista

Underlätta för dig själv genom att använda en checklista. Skriv ned både förberedelser och en tidsplan för händelserna på själva eventet och stryk efterhand avklarade punkter. Genom att skriva ned vad som ska göras kan du behålla fokus, prioritera rätt och vara så effektiv som möjligt.

2. Kommunicera

Ge alla dina medarbetare tydliga instruktioner och möjligheten att göra ett bra jobb, oavsett hur stressad du är. En god kommunikation med personalen är den bästa förutsättningen för att få bäst hjälp och resultat.

3. Möt alla med ett leende

Särskilt när man jobbar med event är det otroligt viktigt att se ut att ha trevligt när man jobbar. Den bästa arbetsledaren är fokuserad men avslappnad och stresstålig, och löser därför problem på ett mer effektivt sätt. Möt alla gäster och medarbetare med ett leende och håll masken om något händer. Gästerna behöver inte veta att något är glömt, inte fungerar, gått sönder etc. Visa att du har koll på läget så att gästerna kan slappna av och fokusera på att ha trevligt.

4. Överträffa förväntningarna

Att anordna event handlar ofta om kundvård och att bygga relationer, men glöm inte att du som eventansvarig alltid nätverkar: före, under och efter eventet. Under planeringen och förberedelserna möter du människor som eventuellt kan bli nya samarbetspartners. Se därför till att alltid vara trevlig, samarbetsvillig, noggrann, ha god framförhållning och överlag ge ett bra bemötande och positivt intryck. Det handlar om att överträffa allas förväntningar genom att vara så proffsig du bara kan.