Ett första steg för att undvika detta är att se över vilka värden som faktiskt är värda att mäta, och som kan sättas i relation till företagets KPIer. Till exempel kan frånvaro hjälpa dig att förstå hur personalen mår, både fysiskt och psykiskt. Personalkostnader, tidsutnyttjande och produktivitet per anställd är exempel på data som kan hjälpa dig mäta hur effektiv din verksamhet är på att omvandla arbetskraft till intäkter.
- Samma HR-data kan mäta olika saker. Att tänka igenom vilka din verksamhets KPIer är, och säkerställa att alla berörda parter förstår vad de faktiskt betyder, är av yttersta vikt för att du ska kunna använda din data, förklarar Niclas Odelberth.
Nästa steg är att säkerställa att denna data samlas in med rätt frekvens. Mäter du för mycket och för ofta kan det leda till att du samlar på dig för mycket data, och att tid slösas bort på grund av att analysen tar för stora resurser i anspråk. Faktorer som påverkar verksamheten på kort sikt, till exempel sjukfrånvaro, behöver samlas in oftare än data över sådant som får konsekvenser först på längre sikt. Exempel på det senare kan vara personalutveckling- och omsättning.
Det tredje steget är ha ett system som gör det möjligt att hantera data på ett användarvänligt och intuitivt sätt. Det finns en rad olika verktyg för detta, både skräddarsydda och mer generellt hållna lösningar. Vilken som är rätt för just ditt företag går inte att ge några generella riktlinjer kring, då varje företag är unikt. Men överlag kan man säga att det är viktigt att datahanteringen är så enkel och tydlig som möjligt. Om du försöker mäta för många variabler finns det risk att du missar att se skogen för alla träd.
Det fjärde steget är att försöka hitta relevanta mätpunkter som gör att du både kan se förändringar internt över tid eller med andra avdelningar, men helst också så att du kan jämföra din verksamhet med andra i samma bransch.
- Genom en väl genomtänkt HR-analys går det att tydliggöra vilka områden inom din organisation som är i störst behov av förbättring.
Slutligen återstår att kommunicera resultatet av analysen till alla berörda parter inom organisationen. Se till att peka på hur de nya insikterna kan användas för att verksamheten bättre kan nå sina mål, så kostnadseffektivt som möjligt. Det kan till exempel betyda att rekryteringsprocessen behöver ses över, initiativ för att öka produktiviteten, eller nyanställningar för att täppa till interna kunskapsluckor. Kom också ihåg att dina anställda med största sannolikhet blir mer motiverade om de också får ta del i insikter om hur verksamheten mår och om de känner att deras arbete är en bidragande orsak till att hela arbetsplatsen utvecklas i rätt riktning.
- Att vara transparent och göra medarbetarna införstådda med hur organisationen mår har gång på gång visat sig leda till mer engagerade medarbetare. Genom att alla på företaget är införstådda med vilken data som samlas in om dem, och hur den används, kan du också säkerställa att du gör detta på ett etiskt korrekt sätt, avslutar Niclas Odelberth.
