Upphandlingar kan vara ganska komplicerade, vilket innebär att många frågor ofta kommer upp, både från leverantörer och från upphandlande myndigheter och enheter. Därför har vi samlat denna ordlista som tar upp de viktigaste orden och fraserna rörande ämnet.
Läs även: Så fungerar offentlig upphandling
Men vi börjar med att svara på tre vanliga frågor:
Vad är och betyder offentlig upphandling?
Med offentlig upphandling menas de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader. Med ramavtal menas ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer för att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.
Vilka omfattas av LOU (Lagen om offentlig upphandling)?
De som omfattas av skyldigheten att upphandla enligt LOU kallas upphandlande myndigheter. Dessa är statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ (t.ex. flertalet kommunala och en del statliga bolag) och sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ. Även kommunala och statliga aktiebolag omfattas av begreppet upphandlande myndighet.
Vad menas med LUF?
LUF står för Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.
Ordlista
A- och B-tjänster - EU-direktiven och LOU respektive LUF delar in tjänster i A- och B-tjänster. A-tjänster är t.ex. reklamtjänster, tjänster avseende fastighetsförvaltning, organisationskonsulttjänster och olika transporter till exempel flygtransporter. B-tjänster är till exempel t.ex. juridiska tjänster och hälso- och sjukvårdtjänster.
Administrativa bestämmelser - Sådana bestämmelser i förfrågningsunderlaget som gäller för den aktuella upphandlingen (t.ex. upphandlingsförfarande, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid).
Allmänna förvaltningsdomstolar - Förvaltningsrätt, kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen.
Anbud - Bindande svar på ett meddelande om upphandling. Anbud lämnas från leverantör till upphandlande myndighet eller enhet.
Anbudsgivare - Den leverantör som lämnar anbud.
Anbudssökande - Den leverantör som ansöker om att få delta i ett selektivt förfarande, förhandlat förfarande eller urvalsförfarande.
Anbudstid - Tiden från det att meddelande om upphandling offentliggörs/annonseras till sista dag för att lämna anbud.
Annons - Meddelande om upphandling ska annonseras på olika sätt beroende på upphandlingens ekonomiska värde och, vid upphandling av tjänster, vilken slags tjänst det är fråga om. Upphandlingar över tröskelvärdena annonseras i TED. Upphandlingar under tröskelvärdena och av B-tjänster annonseras i en nationell databas eller på annat sätt som möjliggör effektiv konkurrens. Se även Förfrågningsunderlag och Meddelande om upphandling.
Avrop - Tilldelning av kontrakt som grundar sig på ett ramavtal.
Avtalsspärr - Förbud att ingå avtal under viss tid efter att underrättelse om tilldelningsbeslut har skickats ut. Avtalsspärren gäller i 10 eller 15 dagar från och med dagen efter att underrättelsen har skickats ut, beroende på hur underrättelsen meddelas, eller den längre tid som anges i underrättelsen. Se även Förlängd avtalsspärr.
Byggkoncession - Ett kontrakt av samma slag som ett byggentreprenadkontrakt men som innebär att ersättningen helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja anläggningen.
Böter - Se Upphandlingsskadeavgift
CPV - Common Procurement Vocabulary (CPV) är den särskilda nomenklatur som Europiska kommissionen har tagit fram för olika slags varor, tjänster och byggentreprenader och som används vid annonsering.
Direktupphandling - Upphandling utan föregående annonsering, se även Otillåten direktupphandling.
Efterannonsering - Meddelande i TED om en avslutad upphandling. Efterannonsering är obligatoriskt för alla upphandlingar över tröskelvärdena, även vid upphandling av B-tjänster.
EUT - Europeiska unionens officiella tidning (EUT). Tillägget till EUT benämns EUT S. Där finns bland annat medlemsländernas annonser om upphandlingar över tröskelvärdena. Tillägget publiceras på internet i TED.
Förenklat förfarande - Ett annonserat upphandlingsförfarande som får användas för upphandlingar under tröskelvärdet och för B-tjänster (upphandlingar enligt 15 kap.). Alla leverantörer har rätt att delta och lämna anbud. Den upphandlande myndigheten eller enheten får därefter förhandla med anbudsgivare.
Förfrågningsunderlag - Det skriftliga underlag för anbud som en upphandlande myndighet eller enhet tillhandahåller leverantörer vid meddelande om upphandling. Se även Annons och Meddelande om upphandling.
Förhandlat förfarande - Upphandlingsförfarande för upphandlingar över tröskelvärdet. Förhandlat förfarande kan ske antingen med eller utan föregående annonsering. Se även Otillåten direktupphandling. Den upphandlande myndigheten eller enheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.
Förhandsannonsering - Meddelande i TED med information om kommande upphandlingar som myndigheten eller enheten planerar att genomföra de kommande tolv månaderna. Förhandsannonsering kan förkorta de lagstadgade anbudstiderna.
Förhandsinsyn - Frivilligt meddelande i TED respektive allmänt tillgänglig nationell elektronisk databas om att en upphandlande myndighet eller enhet avser att ingå ett avtal utan föregående annonserat upphandlingsförfarande.
Förlängd avtalsspärr - Förbud att ingå avtal under tid som mål om överprövning enligt LOU eller LUF pågår i förvaltningsrätten. Den förlängda avtalsspärren inträder automatiskt när en ansökan om överprövning har kommit in till förvaltningsrätten före utgången av avtalsspärren. Förlängd avtalsspärr gäller endast i förvaltningsrätten, inte i kammarrätt eller i Högsta förvaltningsdomstolen.
Försörjningslagen - Med upphandling inom försörjningssektorerna menas sådan upphandling som görs av upphandlande enheter som bedriver verksamhet inom något av områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Direktiv 2004/17/EG. Genomfört i svensk rätt genom lagen (2007:1092) om upphandling (LUF).
Interimistiskt beslut - Förbud att ingå avtal eller att fullgöra ett redan ingånget avtal. Allmän förvaltningsdomstol beslutar om sådant förbud i mål om överprövning. Interimistiskt beslut kan aktualiseras när en förlängd avtalsspärr inte gäller.
Klassiska lagen - Med upphandling inom den klassiska sektorn menas offentliga upphandlingar som görs av kommuner, landsting, statliga myndigheter och vissa offentliga bolag, som inte bedriver någon av de verksamheter som hör till försörjningssektorerna. Direktiv 2004/18/EG. Genomfört i svensk rätt genom lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).
Kommersiella villkor - Sådana villkor i förfrågningsunderlaget som ska gälla under avtalsperioden
(t.ex. betalnings- och leveransvillkor).
Kvalificeringssystem - Ett system inom försörjningssektorerna för urval på förhand av leverantörer som får delta i selektivt eller förhandlat förfarande.
Kvalifikationskrav - Krav på leverantörers lämplighet.
Leverantör - Den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader.
Meddelande om upphandling - Meddelande från upphandlande myndighet eller enhet med inbjudan att lämna anbud i upphandling eller ansöka om att få delta i upphandling. Se även Annons och Förfrågningsunderlag.
Offentlig upphandling - De åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader enligt LOU. För upphandlingar i försörjningssektorerna där LUF är tillämplig, används inte ordet ”offentlig” eftersom LUF i vissa fall även är tillämplig på privata företags upphandlingar.
Ogiltigförklaring av avtal - Avtal som ingåtts efter en otillåten direktupphandling eller i strid mot något förbud mot att ingå avtal (avtalsspärr, förlängd avtalsspärr, interimistiskt beslut, tiodagarsfrist och avtal innan tilldelningsbeslut har meddelats) kan under vissa förutsättningar förklaras civilrättsligt ogiltigt av allmän förvaltningsdomstol efter ansökan av leverantör. Ogiltigheten gäller retroaktivt, vilket innebär att alla redan utförda prestationer mellan avtalsparterna ska återgå. Om detta inte kan ske, ska förmögenhetsläget återställas.
Otillåten direktupphandling - Ett avtal som har ingåtts mellan en upphandlande myndighet eller enhet och leverantör utan att det har skett något annonserat upphandlingsförfarande, trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett annonserat förfarande enligt LOU eller LUF. Otillåten direktupphandling kan leda till att avtalet ogiltigförklaras och att den upphandlande myndigheten eller enheten åläggs att betala en upphandlingsskadeavgift (böter).
Principerna för all offentlig upphandling - De fem grundläggande principerna gäller för all upphandling. Dessa är: principen om icke-diskriminering, principen om likabehandling, principen
om transparens, proportionalitetsprincipen och principen om ömsesidigt erkännande.
Ramavtal - Ett avtal som ingås mellan en upphandlande myndighet eller enhet och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.
Rättsmedel - Ett samlingsbegrepp för de möjligheter till domstolsprövning (överprövning, skadestånd och upphandlingsskadeavgift) som finns enligt upphandlingslagstiftningen.
Selektivt förfarande - Annonserat upphandlingsförfarande vid upphandlingar över tröskelvärdet. I ett selektivt förfarande kan alla leverantörer ansöka om att få delta i upphandlingen, men endast anbudssökande som inbjuds av den upphandlande myndigheten eller enheten att delta får lämna anbud.
TED - Tenders Electronic Daily (TED), databas på internet (www.ted.europa.eu) med information om annonser med meddelanden om upphandling inom framförallt EU och EES. Se även EUT.
Tilldelningsbeslut - Upphandlande myndighets eller enhets beslut att tilldela kontrakt i en upphandling till en eller flera leverantörer.
Tilldelningskriterier - se Utvärderingskriterier
Tillsyn - Konkurrensverket är tillsynsmyndighet över upphandlingen i Sverige.
Tiodagarsfrist - Förbud att ingå avtal i tio dagar efter domstols avgörande eller upphävande av interimistiskt beslut i mål om överprövning. Tiodagarsfristen räknas från och med dagen efter domen eller beslutet.
Tjänstekoncession - Ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt men som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja tjänsten.
Tröskelvärde - De belopp som Europiska kommissionen har beslutat om. Enligt LOU och LUF gäller olika bestämmelser för en upphandling bland annat beroende på om kontraktets värde beräknas överstiga gällande tröskelvärden eller inte. För upphandlingar under tröskelvärdet gäller 15 kap. LOU respektive LUF.
Upphandlande enheter - Upphandlande enheter är det begrepp som används i LUF för dem som bedriver verksamhet inom områdena vatten-, energi-, transport- och posttjänster och är skyldiga att upphandla enligt lagen.
Upphandlande myndigheter - Upphandlande myndigheter är det begrepp som används i LOU för dem som är skyldiga att upphandla enligt lagen. Dessa är bl.a. statliga, kommunala och andra myndigheter, beslutande församlingar i kommuner och landsting, samt sådana bolag, föreningar, samfälligheter och stiftelser om de har inrättats för att täcka behov i det allmännas intresse där detta behov inte är av industriell eller kommersiell karaktär och uppfyller åtminstone ett av de uppställda kraven på offentlig finansiering, tillsyn eller styrelserepresentation.
Upphandlarprofil - En sammanställning av uppgifter som är tillgängliga på internet och som innehåller information om myndigheten eller enheten och dess upphandlingar.
Upphandlingsförfaranden - Förenklat förfarande, urvalsförfarande och direktupphandling – förfaranden som tillämpas enligt förutsättningar vid upphandling enligt 15 kap. LOU respektive LUF. Öppet förfarande, selektivt förfarande och förhandlat förfarande – förfaranden som tillämpas enligt förutsättningar för upphandling som inte omfattas av 15 kap. LOU respektive LUF.
Upphandlingsskadeavgift - Sanktionsavgift (böter) som kan dömas ut av allmän förvaltningsdomstol efter ansökan av Konkurrensverket. Upphandlande myndigheter och enheter kan under vissa förutsättningar åläggas att betala en upphandlingsskadeavgift vid brott mot avtalsspärr och förlängd avtalsspärr samt vid otillåten direktupphandling. Avgiften kan uppgå till maximalt tio miljoner kronor och tillfaller staten.
Urvalsförfarande - Ett annonserat upphandlingsförfarande som får användas för upphandlingar under tröskelvärdet och för B-tjänster (upphandlingar enligt 15 kap.). I ett urvalsförfarande har alla leverantörer rätt att få ansöka om att lämna anbud. Därefter inbjuder den upphandlande myndigheten eller enheten vissa leverantörer att lämna anbud och myndigheten eller enheten får förhandla med anbudsgivare.
Urvalskriterier - Kriterier som tillämpas för att begränsa antalet anbudssökande. Utvärderingsgrunder Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det anbud som har lägst pris.
Utvärderingskriterier - Ska anges när utvärderingsgrunden ”det ekonomiskt mest fördelaktiga” anbudet används. Utvärderingskriterier är de omständigheter som myndigheten eller enheten kommer att ta hänsyn till vid utvärderingen, t.ex. kvalitet, leveranstid och pris.
Öppet förfarande - Annonserat upphandlingsförfarande som används vid upphandlingar över tröskelvärdet. I ett öppet förfarande får alla leverantörer lämna anbud.
Överprövning - Prövning i allmän förvaltningsdomstol enligt LOU eller LUF efter ansökan av leverantör. Kan avse överprövning av upphandling (t.ex. ett tilldelningsbeslut eller beslut att avbryta en upphandling) eller överprövning av avtals giltighet (ogiltighetsförklaring av ett ingånget avtal).
Ordlistan är hämtad från Konkurrensverkets pdf, ”Upphandlingsreglerna – en introduktion”
