Merparten av alla tjänster och produkter i den offentliga sektorn köps in via offentliga upphandlingar. För att ta del av den här attraktiva marknaden krävs därför att företag lär sig och behärskar konsten att författa och lämna in korrekta anbud.

- Ett gott råd är att vara ute i god tid med sitt anbud, att sätta igång med anbudet gärna en månad innan deadline, om möjligt. Då hinner du komplettera med de handlingar som kan behöva bifogas och ställa eventuella frågor till den upphandlande parten. Börja så snart du fått förfrågningsunderlaget, säger Tomas Eliasson advokat, delägare och upphandlingsspecialist på Advokatfirman Delphi.

När man läser ett förfrågningsunderlag för första gången kan det uppfattas som både komplicerat och krävande. Satsa på att läsa igenom hela underlaget innan du börjar fundera kring detaljer. Skriv en lista på vad vilka handlingar och uppgifter du behöver kompletter med för att anbudet ska bli komplett, exempelvis ett revisorsintyg eller ett certifieringsbevis. Använd listan som checklista och beta metodiskt av en punkt i taget.

Säkerställ att alla detaljer stämmer

- För att anbudet ska vara giltigt måste alla obligatoriska krav uppfyllas. Även bagatellartade fel kan stjälpa hela anbudet. Om man exempelvis glömt att kryssa i en ruta eller bifoga ett specifikt dokument kan hela anbudet förkastas. Chansa inte, låt flera granska anbudet innan ni lämnar in det, säger Tomas Eliasson.

Den upphandlande myndigheten väljer antingen det anbud som ligger lägst prismässigt eller det anbud som kan anses vara mest ekonomiskt fördelaktigt. Då vägs kvaliteten på tjänsten eller varan gentemot dess pris. Tomas Eliasson rekommenderar företag som aldrig tidigare lämnat anbud att ta del av andra företags erfarenheter. Be om goda råd och ställ frågor kring hur de brukar göra för att underlätta anbudsförfarandet. Kom ihåg att det första anbudet ofta är det mest resurskrävande. När ni väl kommit över den initiala tröskeln och lämnat in ert första anbud går proceduren förmodligen betydligt snabbare nästa gång.

Läs in dig på upphandlingsprocessen

Läs gärna in dig på hur anbudsprocessen fungerar och vad ni som företag kan göra för att öka era förutsättningar att nå framgång i offentliga upphandlingar. Det finns mycket bra litteratur, men även många pedagogiska och användarvänliga manualer och guider på nätet.

- Konkurrensverket och Kammarkollegiet är två myndigheter som erbjuder mycket bra upphandlingsmaterial på sina hemsidor. För den som inte har tidigare erfarenhet av upphandling kan jag särskilt rekommendera ”Upphandling steg för steg” och ”Upphandlingsreglerna- en introduktion” (Pdf), som kan laddas ner gratis på Konkurrensverkets hemsida, säger Tomas Eliasson.

Eftersom offentliga upphandlingar ofta omfattar långa kontrakt som kan ge företaget med det vinnande anbud löpande intäkter i flera år framöver så kan det vara värt att lägga lite extra resurser på att varje detalj stämmer när anbudet ska lämnas in.

- Låt en upphandlingsjurist eller en upphandlingskonsult granska anbudet innan ni lämnar in det. En specialist kan, med sina tränade ögon, snabbt identifiera om något behöver kompletteras eller om det förekommer onödiga misstag i anbudet. Granskingen är en mycket liten investering i sammanhanget och lönar sig nästan alltid för företag som vill vara säkra på att deras anbud är helt korrekt innan det lämnas in, säger Tomas Eliasson.