Efter pandemin har distansarbetet blivit norm, även inom det offentliga, och många av de fysiska kontoren står där – halvtomma, dyra, och i många fall helt onödiga. Trots att endast hälften av skrivborden är upptagna, fortsätter myndigheterna att glatt betala för varenda stol.

Förändring är jobbigt. Särskilt när det inte kostar något att missbruka andras pengar.

Samtidigt sitter den knegande småföretagaren kvar i sitt hemmakontor – för det är det enda ekonomiskt hållbara – och tvingas betala för deras lyxiga ytor.

Gammalmodig styrning – fria händer utan konsekvens

Staten styr genom en förordning från 1993 som innebär att myndigheterna själva får bestämma hur mycket kontor de vill ha, var det ska ligga, och hur det ska inredas. Inga krav på samordning, inga konsekvenser för dåliga beslut.

Större myndigheter klarar sig hyggligt. Skatteverket och Försäkringskassan har till exempel centrala enheter som förhandlar och återanvänder möbler. Men för de små? Rymdstyrelsen (RS), till exempel, fick punga ut med 35 000 kronor per anställd – bara i transaktionskostnader för att söka information, förhandla och skriva kontrakt.

Myndigheten för delaktighet (MFD), med sina 40 anställda, betalade hela 82 800 kronor per anställd i transaktionskostnader.

Då är hyran för kontoret inte inräknad.

Läget är viktigt - det känner många företagare till

Många myndigheter skyller på "rekryteringsbehov" för att sitta kvar mitt i Stockholm. Ett kontor nära centralstationen kostar tre gånger mer per kvadratmeter än ett i Örebro eller Gävle. Ändå har bara en marginell förflyttning skett de senaste tio åren – trots riksdagens beslut om att staten ska finnas i hela landet.

När företagaren ska rekrytera är ett lockande kontor också viktigt - men många får nöja sig med en mindre yta på orten.

När staten hyr kontor tar de inte sällan i från tårna och hyr större lokaler än de behöver – "för säkerhets skull", för framtida fantasiuppdrag.

Vad borde göras?

Riksrevisionens har några rekommendationer:

• Inför en nationell kontorsstrategi med riktlinjer för ytor och läge.
• Ge tydliga styrsignaler – belöna de som effektiviserar. (Det går dock rakt emot hur det offentliga vanligtvis fungerar – där misslyckanden ofta belönas med mer resurser. Så den här punkten kan vi nog avfärda direkt.)
• Samordna myndigheter på samma ort – varför ska varje myndighet ha egen kaffeautomat?