Så sänker du kostnaderna i företaget – 10 sätt som ger effekt

Börja med att kartlägga kostnaderna

Du kan inte sänka kostnader du inte känner till. Ta fram de senaste tolv månadernas bokföring och sortera utgifterna efter storlek. Ofta står ett fåtal poster för större delen av kostnaderna.

Skilj mellan fasta och rörliga kostnader. Fasta kostnader är desamma oavsett hur mycket du säljer, till exempel hyra, löner, försäkringar och abonnemang. Rörliga kostnader följer volymen, till exempel inköp av varor, frakt och transaktionsavgifter. Fasta kostnader är svårast att ändra snabbt, men de ger störst effekt över tid.

Lägg sedan kostnaderna i en budget och följ upp dem varje månad. Då ser du direkt när något drar iväg.

10 sätt att sänka kostnaderna i företaget

1. Förhandla med leverantörerna

Gå igenom alla löpande avtal och notera när de löper ut. Begär in offerter från två eller tre konkurrenter innan avtalet ska förnyas. Med en konkret offert i handen har du ett starkare förhandlingsläge än om du bara ber om rabatt.

Fråga också om villkoren, inte bara priset. Längre betaltid, mängdrabatt eller fri frakt kan vara värt lika mycket som ett lägre styckpris.

2. Sänk kostnaderna för frakt och logistik

För företag som skickar varor är frakt ofta en av de största rörliga kostnaderna. Jämför transportörer regelbundet. Priserna skiljer sig mycket mellan bolagen och mellan olika vikter och zoner.

Se över förpackningarna. Många transportörer tar betalt efter volymvikt, alltså efter hur mycket plats paketet tar och inte bara vad det väger. En mindre kartong kan sänka priset per sändning. Samla dessutom leveranser där det går, så att du skickar färre och fullare sändningar.

3. Se över bank- och betalningsavgifterna

Kassahantering kostar mer än många tror. Bankerna tar ofta ut en månadsavgift för företagskontot och avgifter för betalningar, kort och Swish. Swish Företag har vanligtvis en fast avgift och en avgift per transaktion, och priset går ofta att förhandla om du har stor volym.

Kortinlösen är en annan post att se över. Hos SumUp är avgiften 1,49 procent och hos Zettle 1,85 procent. Traditionella inlösare som Worldline och Nets ligger ofta på 0,8–1,1 procent vid större volymer, men tar då ut månadsavgift och hyra för terminal. Tar du emot en miljon kronor per år i kortbetalningar är skillnaden mellan 1,85 och 1,0 procent 8 500 kronor, före månadsavgifterna.

Räkna på hela kostnaden: procentsats, månadsavgift, terminal och bindningstid. Hanterar du fortfarande kontanter, räkna även på tiden det tar att räkna kassan och lämna in pengarna.

4. Rensa bland prenumerationer och licenser

Programvara, molntjänster och abonnemang drar pengar varje månad utan att någon märker det. Gå igenom kontoutdraget och kortfakturan och lista alla återkommande dragningar. Du hittar nästan alltid tjänster som ingen använder längre.

Kontrollera också antalet licenser. Fem licenser à 150 kronor i månaden som ingen använder kostar 9 000 kronor per år. Byt till årsbetalning för tjänster du vet att du behåller, det ger ofta rabatt.

5. Effektivisera energianvändningen

Byt till LED-belysning, stäng av utrustning som står i viloläge och sänk inomhustemperaturen en grad. Jämför elavtal och se över om ett fast eller rörligt pris passar din verksamhet bäst.

Har du lokal med egen värme eller maskiner som drar mycket ström kan en energikartläggning löna sig. Den visar var energin tar vägen och vilka åtgärder som ger mest.

6. Automatisera med teknik

Varje timme som går åt till manuellt arbete kostar pengar. Fakturering, bokföring, tidrapportering och kundutskick går i dag att automatisera till stora delar. Molnbaserade system minskar dessutom behovet av egna servrar och IT-underhåll.

Läs mer om hur du kan ta hjälp av AI-verktyg för att optimera arbetsuppgifter.

7. Granska personalkostnaderna

Löner är ofta den största kostnaden i ett företag. Se över hur mycket övertid som betalas ut och om arbetet kan planeras annorlunda. Uppgifter som inte är kärnverksamhet, som redovisning, IT eller städning, kan ibland köpas in billigare än att sköta dem själv.

Det här är det sista du ska ta till, inte det första. Duktiga medarbetare är dyra att ersätta. Läs också 10 sätt hur du förbättrar likviditeten i bolaget.

8. Marknadsför med låg budget

Mät vad varje marknadsföringskanal ger och lägg pengarna där de ger mest. Stoppa annonser som inte ger kunder. Sociala medier, nyhetsbrev och sökmotoroptimering kan ge räckvidd till låg kostnad, men kräver tid.

Här är 25 tips på kostnadsfri marknadsföring.

9. Minimera kontorskostnaderna

Lokalen är ofta den största fasta kostnaden efter lönerna. Om medarbetarna arbetar hemifrån en del av veckan kanske ni klarar er med en mindre yta. Ett kontorshotell eller en delad lokal kan vara billigare än ett eget hyresavtal.

Se också över förbrukningsmaterial som papper, trycksaker och kontorsmaterial. Det är små summor var för sig, men de blir märkbara över ett år.

10. Betala i tid och undvik onödiga avgifter

Sena betalningar kostar. En påminnelseavgift kan vara 60 kronor. Mellan företag har borgenären dessutom rätt till en förseningsersättning på 450 kronor per faktura. Till det kommer dröjsmålsränta, som enligt räntelagen är referensräntan plus åtta procentenheter om inget annat avtalats.

Lägg in alla leverantörsfakturor i ett system med påminnelser och betala på förfallodagen. Kan du betala tidigt, fråga om leverantören ger kassarabatt.

Följ upp varje månad

Att sänka kostnaderna är inget engångsprojekt. Nya abonnemang tillkommer, priser höjs och avtal förnyas automatiskt. Gå igenom kostnaderna varje månad och gör en större genomgång av avtalen en gång per år.

Går företaget med förlust? Läs 17 saker du kan göra för att vända förlust till vinst.

Vill du veta vad du ska göra med pengarna som blir över? Läs så sparar du pengar i företaget.