Det öppna kontorslandskapet kom med stora förhoppningar och stor förväntan, med sin minimalistiska design och öppna ytor som erbjöd en värld av spontant samarbete och djupare band mellan kollegor.
Inte desto mindre förvandlas ibland verkligheten för de 1,8 miljoner svenskar som jobbar i öppna kontorslandskap till en kakafoni – en kaosartad miljö, fylld av störningar som förhindrar grupper ifrån att få saker gjorda. Även om öppna kontorslandskap kan erbjuda kostnadsbesparingar är det framför allt att leverera på samarbets- och produktivitetsmål som företag och verksamheter är ute efter.
I en global studie utförd på uppdrag av Poly svarar mer än hälften (55 procent) av kontorsarbetarna att de blir störda av ljud och buller flera gånger per dag. 94 procent tror att de hade varit mer produktiva i en mindre bullrig miljö och 77 procent skulle föredra en mer traditionell arbetsplats framför de öppna landskapen som är vanliga i dag.
Vi frågade därför Paul Clark, europeisk försäljningschef på Poly, om hans bästa tips för att hålla sig produktiv i ett öppet kontorslandskap. Här är hans fem bästa tips:
1. Anamma det aktivitetsbaserade. Fler och fler öppna kontorslandskap i dag görs om till aktivitetsbaserade kontor, vilket är bra. Aktivitetsbaserat betyder att du väljer din arbetsplats efter aktivitet. Inom till exempel sjukvården eller skolan är det helt naturligt, och har varit standard länge. Ska du träffa en läkare för en enkel hälsoundersökning behöver du ingen magnetröntgen och därför står det inte en magnetröntgen i varje undersökningsrum. Oavsett om din arbetsplats är utformad som aktivitetsbaserad eller som ett sedvanligt kontorslandskap så kan du anamma den aktivitetsbaserade mentaliteten på ditt kontor. Använd tysta zoner för djupfokusuppgifter, loungemiljöer för spontanavstämningar med kollegor och telefonmötesrum med videomötesteknik för distansmötet. Med tiden kommer din hjärna att lära sig var du ska vara fullt fokuserad och var du gör mindre krävande uppgifter, och det är okej att skoja med kollegorna under tiden.
2. Om du måste sitta i ett kontorslandskap och fokusera: Sätt på dig ett par brusreducerande hörlurar/headset. Även om brusreduceringen inte gör det knäpptyst så blir störningsljuden runt dig mer utsmetade och det är lättare för hjärnan att stänga av dem. Headsetet eller hörlurarna fungerar också som en signal till hjärnan att fokusera inåt, vilket gör att du får upp koncentrationen, samtidigt som det signalerar till dina kollegor att inte störa dig.
3. När du pratar i telefon, använd ett headset med bra medhörning (tyvärr Iphone-hörlurarna, ni är inte tillräckligt bra här). Ett par hörlurar eller headset som är anpassade för telefonsamtal har bättre mikrofoner och medhörning, vilket gör att du hör dig själv i hörlurarna när du pratar och därmed sänker din egen röst. Det kommer göra både dina kollegor glada, men det sparar också på din egen röst så att du får mer energi till andra arbetsuppgifter när du inte längre behöver lägga lika mycket kraft på att pressa stämbanden.
4. Ät en frukt. Eller lite nötter. Det ger bra energi som hjärnan kan utnyttja och som främjar dess form. Med ett bra snacks håller du hjärnan pigg och produktiv hela dagen.
5. Meditera för att träna hjärnan att bli mer fokuserad. Det kan du både göra hemma, men också med fördel som en paus någon gång under arbetsdagen. Byt miljö fem minuter och träna på ditt fokus med hjälp av meditation. Googla och testa dig fram till din favoritmetod.
