När man får en faktura från en leverantör – på engelska rubricerad som PI – eller Proforma Invoice (Proformafaktura) – hittar ni grundläggande information som säljare, köpare, datum, produktnamn, kvantitet & lite annat som man egentligen inte behöver läsa – eller? På varje PI finns en lista med villkor som skall uppfyllas för att tillverkningen skall anses vara färdigställd – vilket är själva poängen med att ni betalar in resterande 70% + frakt och eventuell försäkring. Kort sagt skall inte en spänn, utöver den inledande depositionen, betalas förrän det att era prylar ligger redo att skickas till hamnen.
Den här artikeln handlar om att risk minimera er affär genom att specificera villkor på er faktura (PI) lite mer noggrant – och vilka textrader som gör sig bäst på en PI (Proforma Invoice) – som i det närmst kan beskrivas som ett orderspecifikt kontrakt och faktura i ett.
1. Andel av defekta varor (defect rate)
- Beroende på produkt så kan det vara nästan omöjligt att producera en hel upplaga utan minsta skråma. Se till att ni reder ut vilken %-andel av varorna som ni tvingas ”stå för”. Om ni kommit överens om en defect rate på 4% så skall ni betala för defekta varor som utgör maximalt 4% av den totala volymen – resterande förlust skall tillverkaren stå för.
2. Garanti klausul
- Vilka garantiåtaganden som en kinesisk leverantör ansvarar för måste specificeras tydligt. En kinesisk tillverkare kommer – precis som vilken tillverkare eller återförsäljare som helst – inte ersätta produkter som missbrukats – här är det viktigt att ni klargör vad som är korrekt respektive inkorrekt användning och hur leverantören bedömmer detta. Vid garantiärenden så ligger köparens öde i tillverkarens hand – men en bra tillverkare kommer ersätta eller reparera varor som gått sönder p.g.a. kvalitetskomplikationer eller tillverkningsfel och göra bedömmningen av felet/defekten på ett ärligt sätt.
3. Vad händer om produkterna försenas
- Detta kan vara ödesdigert för dig som redan har kunder hemma i Sverige och skrivit avtal på leveransdatum. Samtidigt är det lite svårt att skriva sina egna villkor på den här punkten men be leverantören specificera det på egen hand och bedöm därefter.
4. Klausul gällande underleverantörer (sub contractor)
- Att få saker att gå ihop med en kinesisk leverantör är problematisk nog, tänk dig då att slänga in en till i mixen som du dessutom inte har direktkontakt med. Kinesiska leverantörer har många anledningar att hyra in underleverantörer – sub contractors – för att tillverka hela eller delar av era produkter.
Problematiken ligger ofta i att underleverantören oftast inte bryr sig lika mycket om dig som kund och uppstår problem (vilket man skall räkna med) har både tillverkaren, du kontaktade från första början, och ditt företag allvarliga problem.
Observera att detta inte syftar på underleverantörer av exempelvis komponenter eller material – utan underleverantörer – oftast billiga – som tar över en del av produktionsmomentet från den tillverkare ni egentligen utsett. Om en sådan trots allt skall involveras måste detta klargöras tidigt under orderns gång.
5. Över/underproduktion
- Det är inte alltid lätt att tillverka på pricken 19 955 kvadratmeter PVC-plast, utan ibland blir det 18789 kvm och nästa gång kanske det blir 21130 kvm. Det är vanligt att tillverkaren kräver att ni står för en del av denna över eller underproduktion genom att betala mer – eller mindre. Givetvis måste det finnas begränsningar på hur mycket av överproduktionen som ni skall stå för och denna skall specificeras med en %-stats på er proformafaktura.
6. Klausul gällande byte av material och komponenter
- Ett byte av en komponent eller ett material kan göra så att exempelvis en CE-märkning inte längre gäller.
7. Klausul gällande patent & varumärkesintrång
- Det är inte roligt att stå med ett parti varor som visar sig bryta mot ett patent eller skyddad varumärke. Importören är alltid ansvarig och den drabbade kommer att stämma importören framför en kinesisk tillverkare av två anledningar: Det är svårt att komma åt en kinesisk leverantör & om den drabbade trots allt skulle vinna ärendet i en kinesisk domstol (och dom har förbättrats avsevärt de senaste åren) så kommer skadeståndet inte bli speciellt högt iallafall.
Om ni specificerat detta på er PI som ett villkor kanske ni har möjlighet att komma lite lindrigare undan om det trots allt sker.
8. Låt en kontrollant göra en inspektion på plats
- På den här frågan skall en leverantör svara ett rungande sjungande JA av ren reflex. Om leverantören är tveksam till att låta er eller en anlitad inspektör kontrollera under eller efter produktion så har denne mycket goda anledningar till detta – exempelvis dålig kvalitet, vedervärdiga arbetsförhållanden (kan resultera i beslagtagna varor och inte en spänn i ersättning till er) eller så kanske företaget inte ens existerar. En kontrollant kostar oftast inte många tusenlappar extra – och även om det inte är någon 100%-ig garanti för att allt kommer vara frid och fröjd vid leverans i Sverige – så är det kanske det närmaste en försäkring ni kan komma. För att applicera detta på er PI så kan ni exempelvis skriva en klausul där ni vill se en viss underskrift eller stämpel innan leverantören skall kräva betalning av resterande balans.
Sammanfattning
Kontraktskrivning i Kina anses främst vara ett bevis på att man kommit till en punk i affärsrelationen där man bör hedra sin motsatta part genom att formalisera villkoren för denna – men kontrakt kan alltid brytas och vid en dispyt med ett kinesiskt företag är det problematiskt att få ersättning.
En annan sida av myntet är dock att många gånger går saker snett under produktion p.g.a. bristfällig information eller missförstånd från beställarens sida – och det är just av den här anledningen ni i ett tidigt skede skall klargöra vad som gäller – och sedan begära att detta står skrivet som ett villkor på er faktura. Faktum är att kinesiska tillverkare vill även de ha nöjda och återkommande kunder – förhoppnings är du en av dem.
