Ekonomiarbetet ska kunna skötas effektivt – även med olika system

Av: Kristina Lagerstedt, ansvarig för verksamheten i Wolters Kluwer Tax & Accounting Sverige och Andreas Näslund, Country Manager Sweden på Finago

Ekonomiarbetet består av flera delar. Löpande bokföring, lön, bokslut, skatt och rapportering hanteras ofta i olika lösningar. En vanlig tidstjuv i arbetet är att systemen inte fungerar tillsammans. Det leder till att Information måste flyttas manuellt samt att uppgifter och arbetsflöden bryts.

Därför blir integration en allt viktigare fråga för företagen. Ett sammanhängande ekonomiarbete ska inte kräva att alla funktioner köps från samma leverantör.

Ett systemval görs utifrån de behov som finns vid en viss tidpunkt. Men företag står inte stilla. Verksamheten växer, nya medarbetare tillkommer, regelverk förändras och behoven av exempelvis rapportering eller ekonomisk uppföljning kan bli större. Behovet av ny lösning ska inte kräva att resten av systemmiljön byts ut.

I stället bör företaget kunna behålla de delar som fungerar och komplettera där behoven förändras. Data behöver samtidigt kunna överföras säkert och korrekt, informationen bör finnas tillgänglig där arbetet utförs.

Det ger företaget större handlingsutrymme. Systemmiljön kan utvecklas stegvis i stället för att varje nytt behov blir en fråga om att byta helhetslösning.

Valfrihet kräver fungerande integrationer

Möjligheten att välja mellan olika leverantörer har begränsat värde om systemen inte kan arbeta tillsammans. Det räcker därför inte att jämföra programmens funktioner vid valet av system. En annan fråga blir minst lika relevant:

Hur väl fungerar lösningen tillsammans med de system som företaget redan använder – och med de lösningar som kan behövas i framtiden?

En väl fungerande integration gör det lättare att välja olika leverantörer för olika behov. En ny lösning kan läggas till utan att resten av miljön behöver ersättas. En befintlig del kan bytas ut utan att hela arbetsflödet behöver byggas om.

Det förändrar också konkurrensen mellan systemleverantörerna. Om kunden enklare kan kombinera olika produkter måste varje del av erbjudandet stå sig mot andra alternativ.

Specialisering och sammanhängande arbetsflöden står alltså inte i motsats till varandra. Ett företag kan välja den lösning som passar bäst för en viss del av ekonomiarbetet utan att ge upp ambitionen om en sammanhängande process.

Från funktioner till arbetsflöden

Automatiseringen förstärker utvecklingen. När manuella moment försvinner blir informationsflödet mellan systemen viktigare. En automatiserad process är inte särskilt effektiv om den stannar vid gränsen till nästa system.

Det gör också själva systemvalet bredare. Frågan är inte bara vad ett system kan göra på egen hand. Företaget behöver också bedöma vilken frihet det ger att förändra, komplettera och byta delar av systemmiljön när verksamhetens behov förändras.

För företagen innebär det större möjlighet att välja systemen efter verksamheten – i stället för att anpassa verksamheten efter systemen.