När året går mot sitt slut är det dags för att förbereda årsredovsningen. På denna sida berättar vi om hur du kan förbereda och sedan genomföra arbetet med årsredovisningen. Vi börjar också gå igenom de olika posterna i balansräkningen.
Regler för årsredovsning
Alla företag är skyldiga att avsluta den löpande bokföringen. Det sker genom upprättandet av ett årsbokslut eller en årsredovisning vid räkenskapsårets utgång.
Avgörande för hur den löpande bokföringen ska avslutas är främst den företagsform i vilken verksamheten bedrivs men även företagets storlek har betydelse.
Aktiebolag, ekonomiska föreningar och vissa handelsbolag ska t ex alltid upprätta årsredovisning. Mindre företag* kan välja att upprätta balans- och resultaträkning i förkortad form.
*Mindre företag uppfyller inget eller endast ett av följande kriterier:
− antal anställda > 50
− balansomslutning > 40 mkr
− nettoomsättning > 80 mkr
I detta kapitel får du vägledning om hur en årsredovisning upprättas.
Förbereda årsredovisning
Årsredovisningen ska visa hur företaget gått under året och hur ställningen är vid utgången av året. För att det ska gå snabbt och enkelt att ta fram en årsredovisning, krävs det att du förebereder arbetet ordentligt. Har du tagit fram regelbundna periodrapporter med periodiseringar, har du fått en ganska bra uppfattning om vilket årsresultat du kan räkna med. Du vet om det kanske finns oklarheter som måste lösas i samband med årsredovisningens upprättande.
Att förbereda en årsredovisning innebär att ta fram korrekta underlag för alla delar i årsredovisningen. Har du t ex ett varulager, ska det inventeras. Det är också lämpligt att inventera maskiner och inventarier.
Alla dina tillgångar, avsättningar och skulder ska förtecknas och värderas. Förteckningarna ska sparas och utgöra bilagor till den färdiga årsredovisningen. Du ska se till att intäkter och kostnader redovisas på rätt sida av balansdagen, dvs är rätt periodiserade. Därför är det t ex bra om du redan före årsskiftet fakturerar alla varor som levererats till kunder. Du kan också be dina leverantörer att skicka sina fakturor till dig i tid.
Upprätta årsredovisning
Att upprätta årsredovisningen innebär bl a att ställa samman alla affärstransaktioner för ett helt verksamhetsår i de två dokumenten resultaträkning och balansräkning. Men innan du kan göra detta, måste du kontrollera att allting värderats korrekt. När du bokfört alla löpande affärshändelser och gjort de vanliga periodiseringarna, har du fått fram ett preliminärt resultat för räkenskapsåret och preliminära saldon på dina tillgångs- och skuldkonton.
Det är då dags att gå igenom alla balanskonton och avgöra om du behöver göra några justeringar – om det t ex finns några tillgångar som har minskat i värde. Att du ska göra klart balansräkningens poster före resultaträkningen, beror på att alla justeringar av värden på tillgångar, avsättningar och skulder påverkar företagets resultat. Du kan alltså inte avsluta resultaträkningen förrän du gått igenom alla balansposter. De balansrapporter som du tagit fram löpande under året har innehållit en mängd olika konton. Nu ska de slås samman systematiskt under fastställda rubriker.
Räkenskapår
Företagets räkenskapsår omfattar normalt 12 månader, men det första räkenskapsåret får omfatta kortare eller längre tid, dock högst 18 månader. Ett räkenskapsår är ofta lika med ett kalenderår men kan får vissa företag, t ex aktiebolag, också avslutas per 30 april, 30 juni eller 31 augusti. Den dagen kallas balansdag.
Balansräkningen
Balansräkningen visar alla tillgångar, eget kapital, avsättningar och skulder en viss dag, balansdagen. Hur balansräkningen ska se ut är lagreglerat. Det finns också regler för hur olika poster skall värderas. När du gör din genomgång av balanskontona, specificerar du alla tillgångar, avsättningar och skulder värde rade enligt dessa regler – och summerar respektive balanspost.
Tillgångar
Tillgångar delas upp i Anläggningstillgångar och Omsättningstillgångar. Anläggningstillgångar är avsedda att stadigvarande brukas eller innehas i rörelsen. Övriga tillgångar är omsättningstillgångar.
Anläggningstillgångar
Anläggningstillgångarna delas in i tre grupper: Immateriella, Materiella och Finansiella. Dessa grupper delas i sin tur in i poster. Några av dessa redogör vi för här.
Hyresrätter och liknande rättigheter
Om ditt företag förvärvar en hyresrätt ska beloppet anges här. Avskrivning ska göras på anskaffningsvärdet.
Inventarier, verktyg och installationer
Här redovisas de flesta materiella anläggningstillgångarna i ej tillverkande företag. I tillverkande företag gäller motsvarande regler för posten Maskiner och andra tekniska anläggningar. Från anskaffningsvärdet görs avdrag för avskrivningar. Alla inventarier etc ska vara förtecknade i en särskild förteckning (anläggningsregister). Helst skriver du löpande in i förteckningen uppgifter om anskaffade och försålda inventarier och avskrivningar på dessa så att saldot i registret alltid stämmer överens med saldot i bokföringen.
Omsättningstillgångar
Omsättningstillgångar delas in i fyra grupper: Varulager m m, Kortfristiga fordringar, Kortfristiga placeringar samt Kassa och bank. Dessa grupper delas i sin tur in i poster. I det följande redogör vi för några av dessa.
Råvaror och förnödenheter, handelsvaror, etc
Under dessa rubriker tar du upp omsättningstillgångar som är avsedda för försäljning eller förbrukning i verksamheten. Du ska ta upp de varor som inköpts eller framställs inom företaget under året (eller eventuellt tidigare år) och som finns kvar på balansdagen.
Värdet på ditt varulager ska grundas på en fysisk inventering. Var noga med att varorna värderas korrekt – normalt till anskaffningsvärdet. Om ett beräknat försäljningsvärde (med avdrag för försäljningskostnader) för vissa varor är lägre än anskaffningsvärdet, ska du ta upp dessa varor till det lägre värdet.
Förskott till leverantörer
Här anger du betalningar i förskott för varor eller tjänster som inte levererats. Om förskottet avser något som ska användas i flera år ska det redovisas som en anläggningstillgång.
Kundfordringar
Här summeras beloppet på dina utgående fakturor som kunderna ännu inte betalt – minskat med eventuellt belopp som du inte tror att dina kunder kommer att betala. Kom ihåg att helst fakturera alla varor som du levererat och tjänster som du utfört före balansdagen.
Övriga fordringar
Kan vara fordringar av olika slag som inte hör hemma under de övriga rubrikerna, t ex fordringar hos personal och i vissa fall momsfordran.
Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter
Den här raden används för alla de utgifter som tillhör det nya året, men som du redan bokfört. Det kan vara försäkringspremier, hyra och bonus. Här redovisas också eventuella intäkter som du tjänat in, men som du inte hunnit fakturera.
Kassa och bank
Här anges summan av de likvida medel företaget har på balansdagen. I den löpande bokföringen har du säkert haft olika konton för kassa, bank och plus giro.
Balansräkning i förkortad form
Tillgångar redovisas under rubrikerna Anläggningstillgångar, som delas in i posterna Immateriella, Materiella samt Finansiella, och Omsättningstillgångar, som delas in i Varulager m m, Kortfristiga fordringar, Kortfristiga placeringar samt Kassa och bank. Exempelvis ingår då kundfordringar i posten Kortfristiga fordringar.
RÅD
Vänta inte för länge med att förbereda årsredovisningen. Oklarheter måste redas ut i god tid. Det är viktigt att du har full kontroll över hur det går för företaget. Beloppen i årsredovisningen är också till god hjälp när budgeten för nästa år ska göras.
Eget kapital och skulder
Eget kapital redovisas olika beroende på företagsform. Skulderna kan delas in i Långfristiga skulder och Kortfristiga skulder. Dessutom kan det förekomma Obeskattade reserver och Avsättningar. Dessa ska i så fall redovisas under särskilda rubriker.
Eget kapital
I aktiebolag och ekonomiska föreningar delas kapitalet in i bundet eget kapital och fritt eget kapital. I det bundna kapitalet ingår inbetalt aktiekapital respektive inbetalda medlemsinsatser och vad bolaget/föreningen avsatt till reservfond. I fritt eget kapital ingår årets vinst (förlust) och vad som sparats av tidigare års vinster (förluster).
I handelsbolag adderas för varje delä gare ingående kapital med årets vinst och eventuella kapitaltillskott. Förlust och ka pitaluttag minskar det ingående kapitalet.
Obeskattade reserver
Under denna rubrik redovisas summan av de särskilda dispositioner som skattelagstiftningen tillåter i vinstreglerande syfte. Ett exempel på en obeskattad re serv är periodiseringsfond.
Avsättningar
Här redovisas förpliktelser som hör till räkenskapsåret och som på balansdagen är säkra eller sannolika till sin förekomst men ovissa till belopp eller den tidpunkt då de ska infrias. Ett exempel på en avsättning kan vara ett garantiåtagande.
Långfristiga skulder
Här redovisas sådana skulder som inte ska betalas under det närmast följande räkenskapsåret. En utnyttjad checkräkningskredit kan du redovisa här om den är förnyad.
Kortfristiga skulder
Med kortfristiga skulder menas skulder som ska betalas inom ett år.
Leverantörsskulder
Här ska du redovisa alla fakturor du fått från leverantörer och som inte är betalda på balansdagen. Kom ihåg att också ta med fakturor du fått efter balansdagen om de avser leveranser eller tjänster på det gamla året.
Skatteskulder
Här redovisas endast företagets egen inkomstskatt. Balansposten blir därför normalt aktuell endast för dig som driver verksamheten i aktiebolag eller ekonomisk förening.
Övriga skulder
Här ska du ta upp kortfristiga bankskulder, personalens källskatter, i vissa fall momsskuld samt andra skulder som inte hör hemma under andra rubriker.
Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter
Under den här rubriken ska du ta upp kostnader som du räknar med att få betala i framtiden men som egentligen hör till detta år, t ex semesterersättning, sociala kostnader, arvoden och upplupna räntekostnader. Beloppen ska styrkas med så bra underlag som möjligt. Här redovisas även eventuella intäkter som du fått i förskott men ännu inte tjänat in.
Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser
Balansräkningen och resultaträkningen ger inte ensamma en fullständig bild av företagets ekonomiska ställning. Kompletterande information behövs därför om företaget pantsatt några tillgångar, t ex i form av företagsinteckningar, eller gjort utfästelser i form av t ex borgensförbindelser.
Balansräkning i förkortad form
Rubrikerna Eget kapital samt Ställda säkerheter och Ansvarsförbindelser redovisas på samma sätt som ovan. Skulderna redovisas däremot endast i posterna Obeskattade reserver, Avsättningar, Långfristiga skulder och Kortfristiga skulder. Exempelvis ingår leverantörsskulder i posten Kortfristiga skulder.
Resultaträkningen
Resultaträkningen visar hur det gått för företaget under räkenskapsåret. Resultaträkningen ska upprättas antingen funktionsindelad eller kostnadsslagsindelad. Ett aktiebolag eller en ekonomisk förening som upprättar årsredovisning enligt BFNAR 2008:1 respektive BFNAR 2009:1 (K2) kan bara upprätta kostnadsslagsindelad resultaträkning. Övriga företag kan fritt välja mellan de två uppställningsformerna. Tänk dock på att när du valt uppställningsform får du bara byta om det finns särskilda skäl m m. I vårt exempel visar vi en resultaträkning upprättad enligt K2.
Noter och förvaltningsberättelse
Årsredovisningen ska utöver resultat- och balansräkning även innehålla noter och en förvaltningsberättelse för räkenskapsåret. I noterna finns tilläggsupplysningar om hur t ex tillgångar och skulder värderats. I förvaltningsberättelsen beskrivs i ord de viktigaste händelserna under året och anges vissa ytterligare lagstadgade uppgifter som t ex förslag till vinstdisposition.
I aktiebolag och ekonomiska föreningar ska årsredovisningen skrivas under av styrelsen och eventuell verkställande direktör, i handelsbolag av delägarna.
