Vissa pr-byråer vill själva skriva uppdragsgivarnas pressmeddelanden till en ofta hög styckkostnad. Uppdragsgivaren bör vara försiktig med att lägga över sådana rutinjobb på pr-konsulter.1. ANVÄND LOGGAN
Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet.
2. DATERA TYDLIGT
Pressmeddelanden är färskvaror. Datera därför väl synligt under er logotyp, förslagsvis enligt modellen ”Pressmeddelande den 28 september 2010”. Undvik svårtydd datering med enbart siffror och onödig avsändarort.
3. RUBRICERA SLAGKRAFTIGT
En bra rubrik är kort, slagkraftig och anger huvudbudskapet. Den bör rymmas på en rad. Tänk nyhetsmässigt och låt er inspireras av medias ofta fyndiga och intresseväckande formuleringar.
4. SAMMANFATTA FÖRST
Skriv en ingress i fet stil som på 2-4 rader sammanfattar hela nyheten. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.
5. SKRIV NYHETSMÄSSIGT
Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Ett par kärnfulla uttalanden gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra.
6. LÄNKA TILL BILDER
Ange webbadressen till ett bildarkiv med talespersoner och relevanta miljöer. Bra bilder för fri publicering ökar chansen att resultatet blir en illustrerad artikel i stället för en liten notis.
7. ANGE KONTAKTUPPGIFTER
Infoga kontaktuppgifter till talespersonen och eventuellt andra personer som kan ge ytterligare information. Telefonnummer, mobilnummer och mejladress bör finnas med.
8. PRESENTERA VERKSAMHETEN
Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd en mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten. Glöm inte att ange er webbadress.
9. ERBJUD EXKLUSIVITET
Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan ofta vara klokt. Om det lyckas sänder ni pressmeddelandet till övriga media direkt efter publicering.
10. SKICKA MED MEJL
Sänd pressmeddelandet via mejl, med rubriken i ämnesraden. Klistra in texten direkt i mejlet. Använd uppdaterade egna sändlistor eller anlita en distributionstjänst, till exempel Cision, Hugin, Newsdesk eller Pir. Överväg att inkludera opinionsbildare, bloggare och andra intressenter i era sändlistor.
11. PUBLICERA PÅ WEBBEN
Lägg ut pressmeddelandet på er webbplats samtidigt som det sänds ut. Den som läser om er nyhet kan då verifiera informationen och se era tidigare pressmeddelanden.
12. VAR TILLGÄNGLIGA
Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att snabbt ringa tillbaka till journalisten.
13. FÖRBERED FRÅGOR & SVAR
Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, med målet att de ska vara begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert område. Läs mer om hur ni förbereder er under ”20 tips för journalistsamtal”.
14. KOM IHÅG REGIONALA OCH LOKALA MEDIA
Många företag och organisationer kan anpassa sina pressmeddelanden till regionala och lokala media med särskilt framtagen statistik. Med länets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt.
Några fallgropar:
15. INGEN AVHANDLING
Skriv inte mer än en A4-sida. Ju längre text, desto större risk att redaktionen missar nyheten.
16. INGEN NYHETSKOMPOTT
Fall inte för frestelsen att pressa in olika nyheter i ett och samma pressmeddelande. Det gör huvudbudskapet otydligt. Två nyheter redovisas i två olika pressmeddelanden.
17. INGEN REKLAMTEXT
Använd inte förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En text som inte behöver skrivas om för att platsa i tidningen leder lättare till publicitet.
18. INGET FIKONSPRÅK
Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var aldrig ensam om att korrekturläsa texten och testa gärna läsbarheten på någon utomstående.
19. INGA SENA UTSKICK
Skicka inte pressmeddelandet på eftermiddagen – då är de flesta reportrar upptagna. Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta till nästa dag, om det är möjligt.
20. INGET KRÄNGANDE
Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Ring hellre redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.
Blev intresserad av att höra hur ni ser på exklusivitet. När tycker ni man ska välja en specifik kanal och när tycker ni man ska försöka nå ut brett? Har ni några tydliga riktlinjer där? Se mer...