"Kan du hjälpa mig med ekonomin också? Vi säljer bra och försöker hålla nere kostnaderna, ändå går vi back och står i skuld till några av våra leverantörer."

Företagaren jag pratade med hade just beställt min hjälp för att hitta tid till sitt företag, sin relation och det hon ville men aldrig hann med. Ekonomihjälp ingick inte i mitt erbjudande.

Jag förklarade att jag inte jobbade med bokföring men att jag kunde hjälpa henne få ordning på arbetssättet runt företagets ekonomi.

Tid är pengar. Eller?

Uttrycket tid är pengar har vi nog alla hört någon gång, och visst stämmer det i viss mån. Speciellt om vi byter vår tid mot en lön, eller om vi debiterar kunder per timme.

Tankesättet Tid är pengar kan hjälpa oss undvika ett slentrianmässigt användande av tid. Om vi räknar ut den totala timkostnaden för att ha 5 medarbetare på ett entimmes möte kan det hjälpa oss se till att mötet verkligen är värt den kostnaden.

Å andra sidan kan tankesättet stressa oss och knuffa in oss i effektivitetsfällan. Om vi känner att varje minut kostar pengar är det lätt att vi gör "något" och övertygar oss själva att vi är produktiva bara för att vi är aktiva. Vare sig det vi gör är värdefullt eller ej.

När jag hjälpte Evelien pratade vi inte om att använda varje minut. I stället såg vi till att skapa välfungerande strukturer.

Strukturer för energi och tydlighet

Som jag skrev i artikeln Sluta jaga tiden: Så bryter du effektivitetsfällan och tar kontroll över ditt företagande (och livet) så finns det tillräckligt med tid för det som är viktigt.

Tricket är att använda den tid vi har väl, och för att göra det behöver vi energi och klarhet.

Evelien och jag började med att allokera tid för goda, energigivande vanor (sömn, mat, vardagsmotion och tid med sambon) varje vecka. Vi såg också till att lägga till det hon ville men inte brukade hinna med (andlig utveckling och kreativitet).

Först när energin och entusiasmen hade fått sin självklara plats i hennes typiska vecka började vi effektivisera "resten", vilket inkluderade att hantera företagets ekonomi.

Admin Mondays

Få av oss startar företag för att hålla koll på administration och budgetar. Men precis som i våra privatliv så är ekonomi något som ingår och behöver hanteras. Av oss eller någon annan.

Evelien och jag kom fram till att hon skulle införa "Admin Mondays". Varje måndag skulle hon gå igenom ekonomin och annat administrativt arbete.

Veckofrekvensen var tillräcklig för att alltid betala fakturor i tid. Rytmen gjorde också att arbetet blev överkomligt. Det blev roligare och hon gjorde färre misstag.

Problem eller symptom?

När jag frågade hur det var med hennes ekonomiska problem såg Evelien förvånat på mig.

"Ekonomiska problem? De har ordnat sig för länge sedan. När jag blev lugnare och började gå igenom ekonomin varje måndag var det lätt att kontakta leverantörerna och komma överens om avbetalningsplaner. Nu går det ihop igen. Med ekonomin är det bara bra."

Mitt samarbete med Evelien visar tydligt att det vi uppfattar som ett problem sällan är rotproblemet. Ofta är det bara ett högljutt symtom.

Evelien och hennes partner sålde tillräckligt med ekologiska grönsaker för att täcka sina kostnader varje månad, i alla fall vanligen. När hon skapade en livsstil som inkluderade tid för energigivande aktiviteter och en struktur i företaget för det som behövde göras regelbundet försvann hennes temporära ekonomiska problem av sig själva.

Skapa en struktur där problem inte slår rot

När du lägger upp din vecka, gör det på ett sätt som ger dig energi, glädje och klarhet.

När det gäller ekonomi och annan administration som behöver hanteras regelbundet, boka in stående aktiviteter som passar dig och företaget och håll dig sedan till din plan. Automatisera om det är lämpligt.

Själv går jag igenom ekonomin varje vecka, inklusive att kontrollera att verifikationerna matchar transaktionerna. Jag hanterar också pengaflöden som betalningar och allokeringar varje vecka.

En gång i månaden skickar jag underlag till min bokförare. Sedan följer jag hennes rytm med momsrapportering, bokslut osv.

Din struktur kan förstås se annorlunda ut. Det viktiga är att du hittar en rytm och ett arbetssätt som passar dig och ditt företag. Du kommer att märka att många problem då löser sig av sig själva.