Bokföra traktamente – konton och exempel

Vad är traktamente?

Traktamente är en ersättning för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa, främst mat och småutgifter. Logi ersätts separat mot kvitto, eller med nattraktamente om den anställde inte har någon kostnad för boendet.

Traktamentet är skattefritt upp till Skatteverkets schablonbelopp om resan innebär övernattning och resmålet ligger mer än 50 kilometer från både bostaden och den vanliga arbetsplatsen. Det som betalas ut utöver schablonen är skattepliktig lön. Vet du inte hur mycket traktamente som är skattefritt eller vill veta aktuella belopp? Läs och räkna ut det med vår traktamentsräknare.

Konton för traktamente

Exempel: traktamente inrikes med skattepliktig del

En anställd gör en tjänsteresa i Sverige med två heldagar. Företaget betalar 400 kronor per dag i traktamente, alltså 800 kronor. Schablonen för en heldag är 300 kronor, så 600 kronor är skattefria och 200 kronor skattepliktiga.

På den skattepliktiga delen drar företaget 30 procent i skatt, 60 kronor, och betalar arbetsgivaravgifter med 31,42 procent, 63 kronor. Den anställde får 740 kronor utbetalt.

Betalar företaget exakt schablonbeloppet bokförs hela traktamentet på 7321, och det blir ingen skatt och inga arbetsgivaravgifter.

Exempel: utlandstraktamente

En anställd reser utomlands och får 8 000 kronor i traktamente. Enligt Skatteverkets normalbelopp för landet och antalet dagar är 7 852 kronor skattefria. Resterande 148 kronor är skattepliktiga. Företaget drar 44 kronor i skatt och betalar 47 kronor i arbetsgivaravgifter.

Normalbeloppen för varje land finns i vår lista med utlandstraktamenten.

Exempel: hotell under resan

Betalar företaget hotellet bokförs det som en kostnad för logi, inte som traktamente. Momsen på hotellrum i Sverige är 12 procent och får dras av. Ett hotellrum för 2 000 kronor inklusive moms bokförs så här:

När företaget betalar hotellet får den anställde inget nattraktamente för samma natt.

Exempel: milersättning

Kör den anställde sin egen bil i tjänsten bokförs milersättningen inom schablonen på konto 7331. Kör den anställde 30 mil med ersättning på 25 kronor per mil blir det 750 kronor, debet 7331 och kredit 1930. Läs mer om milersättning.

Redovisa i arbetsgivardeklarationen

Skattefritt traktamente och skattefri milersättning ska inte redovisas som lön. Men i arbetsgivardeklarationen ska du markera på den anställdes individuppgift att sådan ersättning har betalats ut. Den skattepliktiga delen redovisas som kontant bruttolön, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

Fakturera traktamente till kund

Är resan en del av ett uppdrag kan du fakturera kunden för kostnaden. Traktamentet till dina anställda räknas då inte som ett utlägg. Det är en del av priset för din tjänst och ska faktureras med samma moms som tjänsten, oftast 25 procent.

Detsamma gäller hotell och resor som du köper själv och sedan fakturerar vidare. Du drar av momsen på inköpet och tar ut moms på hela beloppet till kunden. Bara om kunden själv är betalningsansvarig mot leverantören, och du fakturerar exakt det du betalat, kan kostnaden räknas som ett utlägg utan moms.

Traktamente i enskild firma

I en enskild firma är du inte anställd och kan inte betala traktamente till dig själv. Därför bokförs inget traktamente. I stället gör du avdrag för ökade levnadskostnader i deklarationen, enligt samma schablonbelopp. Hotell och andra resekostnader som firman betalar bokförs som vanliga kostnader.

Vanliga frågor om att bokföra traktamente

Vilket konto används för skattefritt traktamente?

Konto 7321 för resor i Sverige och 7323 för resor utomlands.

Ska man betala arbetsgivaravgift på traktamente?

Nej, inte på den skattefria delen. På det som överstiger schablonen betalar du arbetsgivaravgifter och gör skatteavdrag, precis som för lön.

Ska traktamente faktureras med moms?

Ja. Traktamente till dina anställda som du fakturerar vidare till en kund ingår i priset för din tjänst och faktureras med samma moms som tjänsten.

Behövs kvitton för traktamente?

Nej, traktamente är ett schablonbelopp. Men resan ska dokumenteras i en reseräkning med datum, klockslag, resmål och syfte.