Nya EU-kravet: Då räcker inte PDF-fakturan längre

Undersökningen, som Företagarna gjorde bland drygt 1 200 medlemmar, visar att 43 procent använder e-faktura. Siffrorna överlappar eftersom många företag använder flera faktureringssätt. Bland dem som skickar e-faktura gör sex av tio det i mindre än hälften av sina affärer.

En mejlad PDF är visserligen digital, men saknar den strukturerade information som gör att fakturan kan behandlas automatiskt av ekonomisystem.

Från den 1 juli 2030 blir strukturerad e-faktura obligatorisk vid viss gränsöverskridande handel mellan momsregistrerade företag i olika EU-länder. Fakturauppgifter ska samtidigt rapporteras digitalt till skattemyndigheterna. Enligt Skatteverket gäller kraven oavsett företagsstorlek och från den första transaktion som omfattas.

Något generellt krav mellan svenska företag är däremot inte beslutat. En statlig utredning ska bedöma om även inhemska affärer ska omfattas. Den ska vara klar den 30 november 2027.

Vad kostar då omställningen?

Själva överföringen kan vara billig, åtminstone med dagens tjänster. Fortnox tar för närvarande 3 kronor för att skicka och 4,90 kronor för att ta emot en e-faktura. Bokio anger 3 kronor per inkommande eller utgående e-faktura i abonnemang som stöder tjänsten.

Därtill kan kostnader för abonnemang, uppgradering, införande och utbildning tillkomma. Dagens priser säger inte heller vad den slutliga anpassningen till EU-kraven kommer att kosta.

Företag bör därför kontrollera vilka format deras ekonomisystem klarar och vad en övergång faktiskt skulle kräva. För den som handlar med företag i andra EU-länder räcker det inte att fortsätta skicka PDF-fakturor när de nya reglerna träder i kraft.