Du behöver således inte känna dig illojal för att du tackar nej till ett möte, eller försöker begränsa det i tid. Här får du tio praktiska tips för hantera möten smartare och minimera onödig mötestid. Effektivare möteshantering kan ses som en del av en strävan att lära sig att jobba mer effektivt och prestera mer – med mindre stress.

1. Grundregeln är att undvika möten, om möjligt. Alldeles för många möten sker i onödan och ärendena kan nästan alltid lösas betydligt effektivare per epost eller telefon. Om du får en mötesinbjudning i Outlook, så tacka inte slentrianmässigt ja till den. Bedöm först om mötet är relevant.

2. Begär alltid en agenda av den som sammankallar mötet.  Det tvingar den sammankallande att utvärdera om mötet egentligen är befogat, och bidrar till att hålla mötet strukturerat och kort. Ofta kan du svara på frågorna i agendan per mejl.

3. Ifrågasätt på ett hövligt sätt om du behöver vara med hela mötet. Hänvisa till din arbetsbelastning och fråga om du kan delta bara den första timmen av mötet, när just dina områden avhandlas.

4. Använd en mötespolicy i företaget. Här kan ingå vilka som sammankallar, av vilka skäl, samt uppförandekoder som t ex att respektera mötestiden genom att starta i tid och sluta i tid. 

5. Stäng av alla mobiltelefoner.

6. Bjud endast deltagare som verkligen krävs och som skall bidra till mötet.

7. Använd 45-minutersmöten eller andra tidsramar som är kortare än 60 minuter. Efter 60 minuter avtar produktiviteten drastiskt och folk ”sitter av” tiden och börjar tänka på annat.

8. Ha stående eller gående möten. Det sätter fokus på tiden och kan t o m bidra till bättre hälsa. Man blir tvungen att hålla ett effektivt möte.

9. Skilj på beslutande möten och kreativa möten.

10. Var strukturerad. Kräv en ordförande, en tidsplan och en tydlig agenda för alla möten. Lägg in agenda, syfte och dokument direkt i kallelsen till mötet för att minimera e-post.