Vi sparar veckor av arbete med AI – men ett misstag kan bli dyrt

Så använder vi AI i vardagen

När jag började jobba med AI trodde jag att den skulle sköta allt hos oss. Planen var att bygga upp flera digitala anställda som tog hand om varsin liten del av företaget. Då skulle man själv bara kunna luta sig tillbaka och kolla in då och då. I efterhand blev det mest en distraktion. Det som faktiskt har hjälpt är mindre spännande, men mycket mer användbart.

Bakgrund: det tunga jobbet

Vi säljer kylar och frysar till caféer och butiker runt om i Sverige, från olika leverantörer i Europa. I dag har vi över 1 000 produkter. Varje produkt behöver en tydlig specifikationslista, en bra och säljande text, bilder, nedladdningar och mycket annat.

Skulle vi göra allt för hand skulle det ta nästan ett år bara att få ut produkterna. Man kopierar, klistrar in, skriver om och kopierar igen. Man laddar ner PDF:er och gör dem mindre, sparar bilder, byter format och laddar upp dem på nytt. Om och om igen.

Det blir inte heller lättare av att alla leverantörer gör på sitt eget sätt. En skickar kalkylark, en annan PDF:er och en tredje har allt på hemsidan.

Här gör AI mest nytta

Det är precis den här sortens jobb AI är riktigt bra på: stora mängder uppgifter som ska läsas, sorteras och skrivas om. Med några klick och rätt informationsanslutning kan arbete som tog veckor, ibland månader, göras på några timmar.

Om vi går tillbaka till produkterna går AI i vårt fall igenom leverantörens produktinformation, prislistor och filer. Sedan sorterar den uppgifterna i exakt det upplägg vi vill ha. Efter det är det bara att fråga “Kan du skriva ett utkast till alla produkter?”, så får vi förslag direkt.

Ja, det finns fler detaljer man måste fixa och regler man måste lägga in, och alla utkast blir inte helt bra. Men det går mycket fortare att förbättra något som redan finns än att skriva allting från noll. Och med över 1 000 produkter märks det. Men det finns en sak som man inte får hoppa över.

Lita aldrig helt på svaren

AI gör fel, och den gör det med samma självsäkerhet som när den har rätt. När något ser färdigt ut är det lätt att bara släppa igenom det, särskilt en stressig dag eller när du känner dig extra trött. Gör inte det.

En enda fel siffra kan bli dyr. Kunden får fel information, och du kan inte längre lita på dina egna uppgifter. När någon ringer och frågar om en produkt vill du kunna svara direkt utan att behöva dubbelkolla allt. Annars blir varje svar en chansning.

Läs alltid igenom resultatet

Därför läser vi och dubbelkollar informationen innan något hamnar på hemsidan. Det låter kanske självklart, men det är just det steget man brukar hoppa över.

Så här gör vi:

Vi börjar med att låta en AI granska en annan AI. Det första svaret skickar vi till en ny chatt, där AI:n inte har sett något av det tidigare arbetet. Den får bara leverantörens underlag och frågan: stämmer det här? Det gör att den inte kan hålla med den första bara för att den lät säker, utan måste bedöma underlaget själv. Säger de olika saker kollar vi själva. Det tar en liten stund extra, men det fångar fel som vi lätt läser förbi efter hundra produkter.

Sedan kör vi stickprov. Från varje omgång plockar vi ut ett antal produkter och jämför dem rad för rad med leverantörens datablad. Stämmer stickproven går vi vidare. Hittar vi ett fel kollar vi hela omgången, för ett fel kommer sällan ensamt.

Ju närmare kunden, desto mindre AI

Vi säljer produkter som kostar en hel del, och det är inget man köper spontant. Det bygger väldigt mycket på information, men också på tillit. Det finns en stark lockelse att låta AI sköta allting, men det kan skada mer än det hjälper.

Ta en chattbot som exempel. Ja, den kan spara tid, men enligt mig är den inte riktigt där ännu. Den fattar inte alla små detaljer som behövs, och då blir kunden bara irriterad. Det enda besökaren tänker på under tiden är: HUR FÅR JAG TAG I EN MÄNNISKA?

Avslutande ord

AI håller på att förändra nästan allt, och det går fort. Den är inte tillräckligt bra än för att ta bort de mänskliga momenten, men tiden den sparar är helt magisk. Det som tog flera veckor går nu på några timmar. Det kommer verkligen att bli intressant att följa utvecklingen framåt. Se vilka andra vardagsmoment som kommer att krympa eller försvinna helt.

Simon Larsson är grundare av NordicVend, som säljer kylar och frysar till caféer och butiker i hela Sverige.