11 tips för en mässmonter som faktiskt ger affärer

Att ställa ut på mässa kostar allt från några tusen till några hundra tusen. På en mindre lokal mässa får ni ofta ett färdigt paket med bord, vägg och skylt för 5 000 till 10 000 kronor. På en stor branschmässa landar samma tre dagar mellan 70 000 och 250 000 när monter, bemanning, resa och material är inräknade.

Skillnaden i utfall följer sällan skillnaden i budget. En genomtänkt monter för 8 000 kronor slår regelbundet en ogenomtänkt för 200 000.

Ändå byggs montern i många fall veckan innan. En vit standardvägg, en rollup på sniskan, en skål med kolor och två personer som tittar i sina telefoner. Besökarna går förbi, och efteråt konstaterar man att mässan inte gav något.

Här är elva tips som avgör skillnaden, följt av montertyper, prisexempel och en checklista att arbeta efter.

11 tips för en lyckad mässmonter

1. Börja med ett mätbart mål

Innan ni bokar monteryta ska ni veta vad deltagandet ska ge. Trettio kvalificerade leads. Fem möten med inköpare. Tjugo demovisningar av den nya tjänsten.

Målet styr allt som kommer sedan. Ska ni samla många leads behöver montern vara öppen och lätt att kliva in i. Ska ni föra djupa samtal med få personer behöver ni sittplatser och avskildhet. Utan mål byggs montern efter smak i stället för efter syfte, och då går det inte heller att avgöra i efterhand om pengarna var väl använda.

2. Välj rätt monterplats och storlek

Den vanligaste monterytan på svenska mässor är tre gånger tre meter, alltså nio kvadratmeter. Det räcker för två personer, en disk och en bakvägg. Ska ni visa produkter eller hålla möten behöver ni tolv till tjugo.

Placeringen betyder ofta mer än storleken. En liten monter i huvudgången slår en stor monter i en återvändsgränd. Fråga arrangören efter besöksflödet från föregående år innan ni väljer, och boka tidigt – de flesta mässor arbetar med pristrappa där samma yta blir dyrare ju närmare mässan ni kommer.

3. Öppna montern mot gången

Det vanligaste designmisstaget är att placera disken som en barriär mot besökaren. Då har ni byggt en kassa, inte en mötesplats.

Låt golvytan mot gången vara fri. Flytta disken till sidan eller bakåt. En besökare som kan kliva in utan att passera en möbel eller en person stannar betydligt oftare än en som måste ta sig förbi ett hinder.

4. Ett budskap som går att läsa på tre meter

Ni har ungefär tre sekunder på er medan någon passerar. Under den tiden ska besökaren förstå vem ni är och vad ni erbjuder.

Det betyder ett budskap, inte fem. Skriv vad ni gör och för vem, i text som är läsbar på tre meters avstånd. Placera det högt – på ögonhöjd döljs det av besökare. Företagsnamnet ensamt räcker aldrig, eftersom ingen vet vad ni säljer.

5. Låt montern spegla varumärket

Allt i montern ska dra åt samma håll: färgval, material, personalens klädsel, vad ni bjuder på och hur ni säger hej.

Ett företag som säljer exklusiv utrustning och bjuder på massproducerade kolor säger något annat om sig självt än vad det tror. Ett företag som säljer enkelhet och har en monter full av text gör samma misstag. Besökaren läser helheten, inte broschyren.

6. Bygg en miljö besökaren vill stanna i

En mässhall är hård, ljudlig och ljus. En monter som känns som ett rum sticker ut direkt.

Mattor dämpar ljud och markerar var er yta börjar. Sittplatser gör det möjligt att föra ett samtal som är längre än nittio sekunder. Riktiga möbler i stället för mässstolar signalerar att ni tänkt på besökaren. Det behöver inte vara dyrt, men det behöver vara medvetet.

7. Arbeta med ljus, ljud och doft

Mässhallar har normalt taklysrör som plattar ut färger och gör alla montrar lika. Egen belysning är den enskilt billigaste åtgärd som lyfter en monter visuellt, och den syns på håll.

Ljud är svårare. En högtalare som spelar musik konkurrerar med grannens och blir bara buller. Ljud fungerar när det har en funktion – ljudet från en produkt i drift, en kort demo, en riktad högtalare vid en skärm. Ska ni hålla presentationer behöver ni klara av det utan att överrösta hallen, vilket i praktiken betyder riktade högtalare eller hörlurar.

Doft är det mest underskattade. En kaffebryggare eller något som tillagas på plats drar besökare från flera montrar bort, och till en bråkdel av kostnaden för en skärmvägg.

8. Bemanna med experter, inte med extrapersonal

Personalen i montern ska kunna svara på besökarnas frågor. Det är hela poängen med att stå där fysiskt i stället för att annonsera.

Extern personal kan användas som inkastare i gångarna eller för att bjuda på något, men de ska inte vara de som för säljsamtalen. Anlitar ni extrapersonal, instruera dem att tala som en del av företaget: "vi levererar", inte "de levererar". Bemanna också med minst två personer så att en kan föra samtal medan den andra tar emot nästa besökare.

9. Boka möten innan mässan börjar

De bästa mässorna är i praktiken avgjorda före öppningsdagen. Gå igenom utställar- och besökarlistan, kontakta de tjugo mest intressanta och boka en tid i montern.

Ett bokat möte är värt tio slumpmässiga samtal. Det ger också personalen något att göra mellan passen, vilket i sin tur får montern att se levande ut – och besökta montrar drar fler besökare.

10. Samla leads digitalt, inte i en skål

Visitkort i en tävlingsskål är ett arkiv över personer ni glömt varför ni träffade. Använd i stället ett formulär i mobilen eller arrangörens skanner, och notera direkt vad samtalet handlade om och vad nästa steg är.

En QR-kod i montern som leder till ett erbjudande eller en nedladdning fungerar som komplement, men ersätter inte anteckningen. Det är kontexten som gör ett lead värt något tre veckor senare.

11. Följ upp inom 48 timmar

Det här är tipset som avgör om hela investeringen betalar sig, och det är det som oftast faller bort.

Skicka uppföljningen senast två dagar efter mässan, medan besökaren minns er. Ett personligt mejl som refererar till vad ni faktiskt pratade om slår ett massutskick med marginal. Bestäm före mässan vem som gör uppföljningen och boka in tiden i kalendern – annars konkurrerar den med det vanliga arbetet och förlorar.

Inspiration: fyra montertyper och vad de passar för

Monterns form styr hur besökare rör sig i den. Fyra grundtyper återkommer på i stort sett alla svenska mässor.

Hörnmontern ger nästan alltid mest för pengarna. Två öppna sidor fördubblar antalet passerande jämfört med en radmonter, utan att ytan behöver vara särskilt mycket större. Ö-montern syns bäst men är svårast att göra rätt – med fyra öppna sidor finns ingen vägg att kommunicera mot, så budskapet måste hänga ovanför.

Vad kostar en mässmonter?

Det beror helt på vilken mässa. På mindre lokala och regionala mässor säljs ofta ett färdigt paket: en monteryta, ett bord och en vägg eller skylt att sätta upp något på. Det kostar vanligen 5 000 till 10 000 kronor, och sedan tar ni med en rollup och kör. För många företag är det den rimliga första mässan.

På större branschmässor fungerar det annorlunda. Där betalar ni för ytan per kvadratmeter, en grundavgift till arrangören, och monterbygget separat. Då stiger totalen snabbt.

Siffrorna nedan är riktvärden för svenska mässor, exklusive moms.

Var uppmärksam på vad grundpriset innehåller. Den lägre nivån ger er väggar, golv och matta med bygge och rivning inräknat, medan grafiskt tryck, möbler och belysning är tillval som snabbt fördubblar summan. Samma sak gäller paket att äga: de billigaste är ett par rollups och ett bord, inte en färdig monter.

Börja i det mindre formatet om ni inte ställt ut förut. En lokal mässa för 8 000 kronor är ett billigt sätt att ta reda på om ert budskap fungerar, hur många samtal ni hinner med och vad uppföljningen faktiskt kräver. De lärdomarna är värda mer på nästa mässa än en större monter hade varit på den första.

Äger ni montern i stället för att hyra går investeringen jämnt upp efter ungefär två mässor. Det förutsätter att ni faktiskt ställer ut regelbundet och att grafiken inte behöver bytas varje gång.

Checklista inför mässan

Arbetet fördelar sig ojämnt över tiden. Det mesta som avgör utfallet görs tidigt.

Tre till sex månader före. Sätt målet och budgeten. Boka monteryta – tidigt bokat är billigare på de flesta mässor. Bestäm montertyp och storlek utifrån målet, inte utifrån vad som råkar vara ledigt.

Två månader före. Beställ monterbygge och grafik. Bestäm budskapet och testa att det går att läsa på tre meter. Boka personal och resa.

En månad före. Gå igenom utställar- och besökarlistan och börja boka möten. Bestäm hur leads ska registreras och vem som gör uppföljningen. Meddela era befintliga kunder att ni finns på plats.

Veckan före. Instruera personalen om budskap, roller och schema. Se till att någon alltid är fri att ta emot en ny besökare. Packa reserv: tejp, sladdar, förlängningskabel och en extra uppsättning trycksaker.

Inom 48 timmar efter. Följ upp samtliga leads. Sammanställ utfallet mot målet ni satte i första steget och notera vad som ska göras annorlunda nästa gång.

Vanliga misstag

Det dyraste misstaget är att inte följa upp. Ett företag som lagt 150 000 kronor på en mässa och sedan låter leadslistan ligga i tre veckor har i praktiken bränt hela beloppet.

Det näst vanligaste är att stå i montern med telefonen. En besökare avbryter inte gärna någon som ser upptagen ut, och det finns inget snabbare sätt att tömma en monter.

Ett tredje är att sitta ner när gången är full. Sittande personal signalerar paus. Sitt när det är lugnt, stå när det rör sig.

Och till sist: att mäta antal utdelade broschyrer i stället för antal samtal. Trycksaker som delas ut utan samtal hamnar i första papperskorgen, och siffran säger ingenting om vad mässan gav.

Vanliga frågor om mässmontrar

Hur stor bör en mässmonter vara?

Nio kvadratmeter, alltså tre gånger tre meter, är den vanligaste ytan på svenska mässor och räcker för två personer med disk och bakvägg. Ska ni visa produkter eller hålla möten i montern behöver ni tolv till tjugo kvadratmeter.

Vad är skillnaden mellan mässmonter och mässbås?

Ingen. Mässbås och monterstånd är synonymer till mässmonter och betyder samma sak: den yta ni som utställare disponerar under mässan.

Vad är billigast om man aldrig ställt ut förut?

En mindre lokal eller regional mässa där arrangören säljer ett färdigt paket. För 5 000 till 10 000 kronor får ni normalt monteryta, ett bord och en vägg eller skylt. Ta med en egen rollup och något att bjuda på, så är ni igång för under 15 000 totalt.

Ska man hyra eller köpa monter?

Ställer ni ut en gång om året är hyra normalt billigare. Ställer ni ut tre eller fler gånger lönar sig ett eget monterpaket redan efter ungefär två mässor, förutsatt att grafiken kan återanvändas.

Hur många behövs i montern?

Minst två, så att en kan föra ett längre samtal medan den andra tar emot nästa besökare. På montrar över tjugo kvadratmeter behövs normalt tre till fyra personer per pass.

Fungerar tävlingar för att samla leads?

De ger många kontakter men få kvalificerade. Vill ni ha volym fungerar de bra. Vill ni ha köpare är bokade möten och registrerade samtal betydligt mer värt. Håller ni tävling, se till att någon faktiskt vinner och publicera vinnaren.

Sammanfattning

En mässmonter som fungerar är sällan den dyraste. Den har ett tydligt mål, ett budskap som går att läsa på avstånd, en öppen yta man vill kliva in i, och personal som kan svara på frågor.

Men det som avgör om pengarna kommer tillbaka händer efter mässan. Bestäm redan nu vem som ringer upp, och när.

Relaterad läsning

5 sätt att skapa affärer på mässor och event