Timmi byggde sitt eget second brain – ett team av AI-botar som jobbar åt honom

Timmi Jofur driver webbyrån QUMA och är engagerad i flera andra verksamheter. En stor del av arbetsdagarna går åt till försäljning och kundmöten via video. En vanlig vecka har han mellan åtta och tio möten.

Det är många samtal att hålla reda på. Kunder berättar om sina behov, frågor ska besvaras, offerter tas fram och nästa möte bokas. Samtidigt väntar mejl, andra projekt och nya affärsmöjligheter.

Problemet är inte nödvändigtvis att hinna med själva mötena. Det är allt som kommer efteråt.

– När man är engagerad i flera bolag samtidigt är det sällan idéerna som saknas. Det som försvinner är detaljerna. Vad lovade jag i mötet i tisdags? Vem väntar på ett svar från mig? Jag ville ha ett system som minns åt mig och dessutom gör något med det den minns.

En andra hjärna som arbetar

Lösningen blev Empire OS, ett system som Timmi byggt med hjälp av Grok Bot, Fireflies, ChatGPT och flera andra digitala verktyg.

Han beskriver det som sitt second brain, eller sin andra hjärna.

När Timmi sitter i ett videosamtal spelar Fireflies in och transkriberar samtalet. Efter mötet analyserar hans AI-botar innehållet och identifierar vad som bestämdes, vem som ansvarar för vad och vad som behöver göras härnäst.

Botarna kan också läsa mejl, kalenderuppgifter och dokument. På så sätt kan information från ett tidigare samtal användas för att förbereda nästa.

– Resultatet är att mitt minne, mina möten, mina mejl och mina beslut ligger samlade och går att agera på.

Timmis AI-system kostar omkring 4 000 kronor i månaden men används till många olika uppgifter. Någon exakt tidsbesparing har han inte räknat på, men han upplever att han får betydligt mer gjort än tidigare.

Marcus håller ihop AI-teamet

I stället för att skapa en enda AI-assistent som ska kunna allt har Timmi byggt ett team där varje bot har en särskild uppgift.

I centrum finns MARCUS, uppkallad efter den romerske kejsaren och filosofen Marcus Aurelius. Namnet föreslogs av ChatGPT.

MARCUS fungerar som samordnare och fördelar uppgifter mellan de andra botarna. En tar hand om mötesanteckningar, en annan om kalendern och en tredje om försäljningen.

Timmi menar att tydliga ansvarsområden gör det lättare att följa upp vad botarna gör och förbättra resultatet.

– En enda assistent som ska kunna allt blir lätt otydlig.

Systemet omfattar betydligt fler botar än dem han berättar om i intervjun. Nya tillkommer när han upptäcker arbetsuppgifter som kan automatiseras.

Från videosamtal till offert och uppföljning

Den del av systemet Timmi skulle sakna mest är den som hanterar mötena.

– Ett möte utan uppföljning är mest ett trevligt samtal.

Mötesboten SCRIBA använder inspelningarna från Fireflies för att plocka fram beslut och åtaganden. Andra botar tar sedan vid och hjälper honom att komma ihåg vad som ska göras.

Systemet arbetar också åt andra hållet. Inför nya kundmöten går botarna igenom tidigare samtal och mejl och tar fram relevant underlag.

– Jag får en agenda och ett underlag innan mötet, baserat på det som redan sagts i mejl och tidigare samtal. Ska det bli en offert har botarna ofta redan samlat ihop det som behövs. Jag kommer in i rummet förberedd i stället för att försöka komma ihåg.

För en företagare som lägger många timmar i veckan på kundmöten kan det innebära mindre administration och bättre kontinuitet i kundrelationerna.

AI som upptäcker bortglömda affärer

Botarna hjälper också Timmi att hålla ordning på försäljningen.

QUMA använder en kontrollcentral i Google Sheets för att följa sina affärsmöjligheter. Informationen uppdateras utifrån kundmöten och mejl.

Det innebär att systemet kan upptäcka när en potentiell kund visat intresse men ingen har följt upp samtalet.

Timmi kallar det öppna säljloopar.

Han har också byggt en AI-bot som analyserar säljsamtalen och ger honom personlig återkoppling.

– Den läser transkriptet från ett säljsamtal och ger feedback. Var lyssnade jag bra, var missade jag en signal, vad kunde jag ha frågat i stället? Det är som att ha en säljcoach som har hört varje samtal. Man blir bättre av att få ärlig återkoppling, även när den kommer från en bot.

En annan bot arbetar med att hitta potentiella annonspartners till Företagande.se.

Poängen, enligt Timmi, är att återkommande uppgifter inte ska bli liggande bara för att det dyker upp något mer brådskande.

AI-botar som samarbetar med varandra

Det som skiljer Empire OS från att bara använda ChatGPT är att botarna inte enbart svarar på frågor.

Grok Bot ger dem tillgång till en egen dator där de kan arbeta i olika program, läsa dokument, sammanställa material och skapa färdiga filer.

– De gör jobbet, inte bara samtalet om jobbet. För mig som entreprenör är det den stora skillnaden.

MARCUS är dessutom kopplad till ChatGPT genom en särskild Slack-kanal. Där kan de två AI-systemen utbyta uppgifter och svar enligt regler som Timmi har satt upp.

– Det känns lite som att ha två kollegor som stämmer av med varandra innan de kommer till mig.

Han kan själv läsa konversationen och följa vad som händer.

Med åtta till tio kundmöten i veckan är det mycket att hålla reda på. Timmis AI-botar hjälper honom att komma ihåg vad som sagts, vad som utlovats och vad som behöver göras.

Vad kostar det – och vem har kontrollen?

Att bygga ett eget team av AI-botar är inte gratis. Timmi uppskattar att hans system kostar mellan 4 000 och 5 000 kronor i månaden, exklusive moms. Samtidigt använder han flera av verktygen även till annat arbete.

Någon exakt tidsbesparing har han inte räknat fram, men han upplever att han får betydligt mer gjort än tidigare.

När AI-system får tillgång till mejl, dokument och kundinformation uppstår också frågor om säkerhet och ansvar.

Fireflies ansluter automatiskt till Timmis digitala möten och deltagarna informeras om inspelningen. Vid fysiska möten berättar han själv att samtalet ska spelas in och brukar kontrollera att alla är med på det.

Han har också valt att behålla kontrollen över den externa kommunikationen.

– Alla externa mejl blir utkast som jag godkänner innan något skickas. Botarna gör grovjobbet, men det är fortfarande jag som står för det som går ut i mitt namn. Det är just det som gör att jag vågar låta dem jobba så mycket.

Vissa rutiner körs automatiskt efter ett schema, utan att Timmi behöver starta dem varje gång.

Men han skiljer mellan att låta AI förbereda arbetet och att överlåta besluten.

– Det är där ett second brain blir mer än ett arkiv. Det påminner, föreslår och förbereder, men det fattar inte besluten åt mig.

Börja med ett enda problem

Vad skulle du säga till en företagare som vill bygga något liknande men inte vet var man ska börja?

– Börja med det som skaver. För mig var det mötena och uppföljningarna. Ge en bot ett tydligt jobb och tydliga regler. När den sitter kan du lägga till nästa. Man behöver inte bygga ett helt imperium första veckan.

För Timmi har arbetssättet också förändrat hur han ser på företagandet.

– Förut tänkte jag på verktyg. Nu tänker jag på roller och flöden. Jag frågar mig inte längre om jag hinner med något, utan vem i teamet som ska äga det. Det är ett mycket roligare sätt att driva företag.