Låt mig börja hos mig själv. I mitt tidigare arbetsliv lade jag ungefär 50-60% av min tid i möten, många av dem ineffektiva. Framför allt för att vi pratade om ”fel” saker.  Men när vi väl pratade om ”rätt” saker brast det i att vi inte landade i något beslut om nästa aktivitet för att komma vidare. I de fall vi fattade beslut om aktiviteter så följde vi inte upp…Inte så många bra möten alltså.

Vad gjorde jag då åt saken? Inte något. Jag satt där och ”genomled” dessa möten, kollade telefonen, gjorde fina mönster i blocket och drömde mig bort någon annanstans. Varför gjorde jag inget? Ja det har jag frågat mig många gånger, nu när jag arbetar med ledningsgrupper och andra mötesforum för att göra dem effektiva. Svaret är, att jag inte visste vart jag skulle börja och att jag var feg. Jag valde den lätta vägen – ingen annan brydde sig ju!

Jag är övertygad om att vi måste börja med oss själva. Att vi tar ansvaret för att faktiskt vara HÄRvarande på de möten vi väljer att gå på.  För vi måste sålla bland de möten vi blir inbjudna till och ta ansvaret för att göra de möten vi går på bra. Vi är i de flesta fall vår egen chef över vår kalender!

Hur gör man för att skapa bättre möten?

Tydligt syfte och mål.

Börja alltid med detta - varför skall vi ha mötet? Om du kallar till mötet – tydliggör syftet till alla. Blir du kallad till ett möte och syftet är oklart – fråga!  Får du luddigt svar – tacka nej till mötet. Du skall alltid gå in på ett möte och kunna svara på frågan– vad skall vi uppnå med mötet, vad skall resultatet bli? Om både syfte och mål är tydligt, vet alla varför de är där och vad målet är. Alla har en förväntan om att målet skall uppnås och förhoppningsvis fokus på att uppnå det! Syfte och mål styr också ”strukturen” för möten – När? Hur ofta?  Var? Hur? Vilka?

Sätt innehåll/agenda.

Om syftet och målet med mötet är tydligt, så är det oftast inga problem att välja innehåll, d v s göra agendan. Tänk på att även skriva agendan tydligt. Det är skillnad på att skriva ”Budget 2015” på agendan, jämfört med att skriva ”Fatta beslut om budget för 2015”. Mötesdeltagarna lär komma lite mer förberedda vid alternativ 2. Det blir också väldigt tydligt vad målet med punkten är.

Sätt spelregler och ansvar.

Vi måste prata om vilket ansvar vi har, både som mötesledare och deltagare.  Alla har ett ansvar, inte bara den som leder mötet, även om mötesledaren har störst inverkan på att mötet blir bra. Frågor att diskutera kan vara: är det ok att kolla på mobil/dator/platta? Varför i så fall? Vikten av att hålla tider, både start, slut och agendatider och tydliggör konsekvensen av att inte göra det. Hur skriver vi minnesanteckningar/protokoll och varför? .Ofta räcker det faktiskt med en tabell med VAD? VEM? NÄR?

Se olikheter som en styrka!

Vi är alla olika och självfallet påverkat detta hur vi agerar och reagerar på möten. Om vi är medvetna om våra olikheter, kan vi hantera eventuell irritation på ett bättre sätt och se olikheterna som en styrka istället för en källa till konflikt. Vi kan också delegera eventuella uppgifter på ett bättre sätt, till den som är bäst lämpad.

Följ upp.

För att få till förändringar måste vi följa upp. Detta gäller både vår möteskultur och aktiviteter vi beslutar om på våra möten. Så bestäm hur ni skall följa upp, både kvalitet på mötena och aktiviteterna/besluten från föregående möte.

Glöm inte bort att möten är ett fantastiskt verktyg för att skapa resultat och energi, så varför inte göra det.

DU kan förändra från och med nu! J