Hur ser du på ett ledningssystem som lever upp till kraven i ISO-standarden?

Är det ett byråkratiskt monster? En papperstiger full av meningslösa dokument utan syfte? Ett eget litet väsen som pysslas om av en kvalitets- eller miljöspecialist? Det där konstiga med komplicerade paragrafer och fikonspråk?

Svarar du ja på en eller flera frågor så följer inte ledningssystemet standardens syfte. Förstår du inte syftet med standarden så förstår du inte heller varför den är bra för dig och dina affärer.

Syftet är att driva fler affärer

Standardens grundsyfte är att säkerställa att kvalitet och miljö är integrerat på ett naturligt sätt i er befintliga affärsprocess. Hela vägen från er affärsplan till handling längst ut i linjen. Den där ”röda tråden” som jag som externrevisorer så febrilt letar efter när jag reviderar eller hjälper verksamheter till mer affärsnytta.

Kvalitet och miljö är inga egna snurror som hanteras vid sidan av och sköts om av ett kvalitetsproffs eller en miljöspeciallist. Den där personen som en gång per år får adjungeras in till ledningen för att plåga ledningsgruppen med fikonspråk och alldeles för många PowerPoint.

Sköter ni redan era åtaganden vad det gäller omvärldsbevakning, strategiarbete, målarbete, planering och uppföljning etc. så är mer än hälften av kraven i standarden redan avklarade. ”Ledningens genomgång” är inte ett möte som ni i ledningen ska hålla och dokumentera för att blidka mig som externrevisor.

Varje gång ni träffas i ledningsgruppen har ni en ”ledningens genomgång”. Vilket ni troligtvis redan gör på regelbunden basis. Se till att dessa möten under året lever upp till kraven i standarden i stället.

Kvalitet och miljö är av intresse för hela företaget, varje dag. Det intresset börjar hos er i ledningen. Det är ni i ledingen som sätter kursen. Det är ni i ledningen som går först. Det är ni i ledningen som visar vägen. Ni i ledningen ska koncentrera er på det ni gör bäst, att driva affärer.

Många fördelar med standarden

Är ni då ISO-certifierade så får ni med standarden ett enkelt och strukturerat sätt att göra det på. Ett ramverk som säkerställer kvalitet och miljö. Hållbart och långsiktigt med andra ord.

Att göra bra affärer handlar mycket om att se möjligheter i sin omvärld. Med möjligheter kommer risker. Se till att det är kalkylerade sådana. Standarden hjälper er i ledningen att få järnkoll på er verksamhet. Att ni faktiskt gör det ni säger att ni ska göra. Att ni lägger tid, pengar och energi på rätt saker. Ordning och reda med andra ord.

Standarden ger er ett ramverk för att öka er lönsamhet, effektivitet och arbetstrivsel. Den kommer hjälpa er att sitta i förarsätet istället för att passivt titta på ifrån baksätet. Behovet av att släcka bränder minskar. Cykelställsfrågor blir mindre relevanta.

Med en certifiering så säkerställer ni dessutom att ni lägger tid och pengar på rätt saker genom både extern och intern granskning. Ett fantastiskt verktyg för er i ledningsgruppen.

Krångel och byråkrati?

För många är ett en ISO certifiering mycket arbete, speciellt i början. Jag möter många som tycker ISO-certifiering är krångligt.

Allt nytt som du måste lära dig är krångligt. Men standarden är inte så krånglig. Den listar en del helt naturliga aktiviteter som är bra att göra om du vill driva ett företag som är mån om långsiktig överlevnad, god ekonomi, glada medarbetare och nöjda kunder.

Se till att tolka standardens krav på ert sätt. Det finns ingen ”one size fits all”-lösning, tro inte på den konsult som hävdar det.

Ni är unika och ert ledningssystem lika så.

Men för att tolka standarden behöver ni förstå den. Standarden finns där för att passa in i era syften, era affärer och er utveckling.

Ta gärna hjälp med tolkningen och utbildning. Men ni måste förstå för att lyckas.

Låter ni någon annan skriva ledningssystemet åt er lovar jag att ni skapar byråkratier och hyllvärmare. Då kastar ni mycket pengar i sjön! Raka motsatsen mot standardens syfte med andra ord.

Håll det enkelt och engagera flera är nyckeln. Undvik fikonspråk och tjusiga formuleringar. Vem gör vad och varför kommer ni riktigt långt med. Dokumentera inte mer än nödvändigt.

Kom ihåg att ni är certifierade för ert sätt att arbeta, inte för hur ni administrerar dokument.

Skapa inga byråkratiska monster

Ett ledningssystem ska inte måla upp någon form av utopi. Den ska inte beskriva så här vill vi arbeta. Då blir det inte bra helt enkelt. 

Behöver ni verkligen en detaljerad beskrivning på hur en arbetsuppgift ska genomföras? Rimligtvis borde det väl räcka att ni har koll på att era medarbetare besitter rätt kompetens och har rätt attityd.

Ifrågasätt mycket och utvärdera ständigt om ni vill arbeta med ständiga förbättringar. 

Att göra fel eller att få avvikelser är inget farligt. Det är bara att resa sig upp och göra annorlunda nästa gång.

Mål behöver inte heta kvalitets- eller miljömål för att vara ett sådant. Använd de mål ni har med verksamheten. Se till att kvalitet och miljö är en del av dem och att ni har aktiviteter kopplade till målen som ni följer upp.

Ett enkelt lackmustest är att ifrågasätta syftet med det ni gör. Om något dokument eller aktivitet inte har ett tydligt syfte innebär det troligtvis att det inget existensberättigande har.

Omfamna standarden och låt den hjälpa er att driva era affärer på ett kvalitativt och hållbart sätt för framtiden.

Framför allt krossa byråkratierna och börja skapa mervärde med hjälp av standarden!