Den europeiska kommissionen har vidtagit åtgärder för att främja handeln för små och medelstora företag inom EU. Den 21 november var jag närvarande med 46 andra företag inom olika branscher i näringslivet på ett seminarium på Näringslivets hus i Stockholm, kring gränsöverskridande handel inom EU.

Syftet var att främja handel och underlätta skuldindrivning på den inre marknaden. De flesta företag som varit aktiva ett par år är luttrade med att kunder, som inte betalar i tid skapar problem och obalans i verksamheten. Även om samma näringsidkare troligen har stor förståelse över att kostnader kan vara tunga och motsträviga att bli av med.

En av talarna på seminariet var Jonas Mohlin, chef för international service på Intrum Justitia. Han visade statistik över riskgrader mellan olika länder. Norden var tryggast sedan förekom andra länder, som signalerade ganska mycket varningsrött, gällande den praktiska tillämpningen av betalningsvillkoren.

Italien betalade exempelvis ofta även, om det förekom att det kunde dröja 100 dagar. I vissa länder talades det om betalning efter sex månader och frågan blev vilka företag överlever, när betalningen blivit så utdragen?

Småföretagaren blir utan förfrågan, indirekt kreditgivare till sina kunder utan räntekompensation. Ofta har även mindre företag ett sämre förhandlingsläge gentemot större företag och kan tvingas vika sig inför deras längre betalningsvillkor för att få till en affär.

Många företag ryggar tillbaka inför en gränsöverskridande handel. En vanlig orosfaktor är just osäkerhet kring betalningsförmågan, hos kunder i Europa och hur de ska gå tillväga, om en kund inte betalar från det specifika EU-landet. De flesta företag i Europa är små och medelstora företag och 90% av dessa är microföretag. Den sista företagsgruppen innebär att de består av färre än 10 anställda och att ägarna eller cheferna för verksamheten – och ofta även deras familjemedlemmar – är intensivt involverade i alla områden av verksamheten. Microföretagen tillhandahåller dock 53 % av alla arbetstillfällen inom den europeiska unionen idag.

Ett par nya betalningsdirektiv har tillkommit, Late Payment directive – 2011/07/EU, giltiga från den 13 mars 2013:

• 30 dagars betalningsvillkor, eller under särskilda omständigheter senast 60 dagar.
• 40 Euro som förseningsavgift.
• Ränta får tillsättas med 8 % efter centrala europeiska bankreferensen.

Syftet är att förbättra betalningsbeteendet hos företag. Stora företag ska inte längre lika enkelt kunna använda 90 dagars betalningsvillkor.

• 22 EU länder har implementerat direktiven inklusive Sverige.
• 5 länder har inte implementerat betalningsdirektiven: Belgien, Tjeckien, Ungern, Lettland och Portugal.
• Tyskland har inte lagstiftat kring de nya villkoren. De har dock redan strikta regler på plats i landet.
• Norge har valt en mer fri avtalsmöjlighet i sin företagslagstiftning.

Några hållpunkter för att förenkla betalning från kund:

1. Ta först kreditkontroll på kund.

2. Upprätta ett affärsavtal där alla villkor finns angivna. Likaså vilken lag och behörig domstol som kan vara tillämplig vid eventuell tvist. För att undvika osäkerhet om vilka lagar som är tillämpliga vid avgörandet av en betalningstvist fungerar det att lägga till en klausul, om ”tillämplig lag” i avtalet. Det innebär att lagarna i hemlandet även blir tillämpliga.

3. Upprätta en faktura där momsregistreringsnummer för leverantörens mervärdeskatt finns angivet. Är fakturamottagaren/ kunden bosatt i ett annat EU-land och har ett giltigt momsregistreringsnummer, så ska fakturan utfärdas på nettobeloppet, så att tjänsterna blir befriade på moms. Kundens momsregistreringsnummer måste då även anges.

4. Vidare information på fakturan är avsändare med adress, fakturadatum, fakturanummer, fakturans innehåll om tjänsterna, prestationens tidpunkt,totala nettopriset, mervärdeskatt om det är till en privatperson inom EU, gällande skattesats samt total bruttosumma.

5. Om mervärdeskattebefriade fakturor utfärdas till kund i en annan EU-medlemstat, måste den motsvarande rättsliga grunden alltid anges. När det exempelvis gäller försäljning av tjänster till näringsidkare i ett annat EU-land ska leverantören skriva på kundfakturan: ”Article 196 vat directive” eller ”Artikel 196 mervärdeskattedirektivet” eller ”Omvänd momskyldighet” alternativt ”Reverse VAT liability.

6. Leveransdatum. Om den relevanta skattemyndigheten upptäcker att en faktura saknar ett leveransdatum, kan den t ex kräva återbetalning av redan återbetald moms. Ange därför kort text på faktura:”leveransdatum lika med fakturadatum”.

7. Uppgift om betalningsmetod, banköverföring, check, kreditkort eller växel. Givetvis måste även leverantörens internationella bankontouppgifter (IBAN) anges på fakturan. ”Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications”(Swift)reglerar internationellt datautbyte mellan banker. Varje deltagande bank får en unik kod: En Bank Identifier Code (BIC).

Slutligen är det viktigt med löpande redovisning av fakturor så att momsredovisning och periodisk sammanställning, gällande EU-handel kan rapporteras till Skatteverket och ditt företag slipper förseningsavgift - en onödig kostnadstransaktion i verksamheten.

Lycka till med affärerna!