1. Välj lokalen med omsorg
Även om konferenser erbjuder möjligheten att kombinera nytta med nöje kommer en hel del tid att spenderas i själva konferenslokalen. Därför är saker som ljus, god ventilation, bekväma och praktiska sittplatser och inte minst tekniska hjälpmedel viktiga för en lyckad arbetsdag. ”Det gäller att anpassa konferenslokalen efter både gruppen och den planerade aktiviteten” säger Alexandra Karlsson på Ballbreaker, som anordnar företagskonferenser för både större och mindre grupper. Hur du väljer att placera stolar och bord gör mycket för att skapa rätt förväntningar och dynamik i konferenslokalen innan arbetet sätter igång.
2. Låt dina medarbetare interagera
Hur länge man klarar av att hålla fokus och koncentration uppe varierar från person till person, men klart är att interaktion skärper våra sinnen. Genom att begränsa den tid medarbetarna sitter tysta och lyssnar för att istället ge plats åt gruppövningar, diskussioner och brainstorming skapar du förutsättningar för aktivt deltagande.
3. Fokusera på inspirerande innehåll
Låt konferensen handla om att inspirera dina medarbetare. Ett inspirerat team kommer oftast betydligt längre, och miljöombytet konferensen erbjuder gör det till det perfekta tillfället att plantera idéer, nyheter och förslag. Låt dina medarbetare fundera kring konferensens tema ett par veckor innan den går av stapeln, men gärna i ett större och vidare perspektiv. Sätt upp utmanande frågeställningar eller bjud in oväntade föreläsare för att få fart på inspirationen i gruppen.
4. Låt förberedelser och uppföljning vara a och o
Se till att ha målsättningen för konferensen klar för dig, vare sig målet är att ha en rolig helg eller ta fram en tillväxtstrategi. Genom att förmedla målbilden inför konferensen, och följa upp resultatet när ni kommer hem, visar du dina medarbetare att deras deltagande är betydelsefullt. Detsamma gäller för diskussioner och föreläsningar under konferensen- är moderatorer och föreläsare bristfälligt förberedda påverkas konferensdeltagarnas engagemang negativt.
5. Tidsoptimera - less is more
Ett vanligt misstag är att försöka klämma in så många aktiviteter och arbetspass som möjligt. Risken med ett alltför späckat tidsschema är att effektiviteten sjunker ju längre dagen lider. Se till att blanda upp de tyngre arbetspassen med lättare uppgifter, och försök inte mata in för mycket ny kunskap sent på eftermiddagen. För att hålla effektiviteten uppe kan det vara en god idé att göra någon fysisk aktivitet, gärna utomhus, mitt på dagen. På så sätt får ni en mental och fysisk paus som gör gott för effektiviteten.
6. Spara inte det bästa till sist
De flesta väljer att spara det bästa till sist på konferensen, men varför inte testa att göra tvärtom? Genom att förlägga den spännande och inspirerande föreläsningen först istället för sist sätter du tonen för den fortsatta konferensen och får engagerade och entusiastiska konferensdeltagare.
