Bra bokföringsrutiner är a och o i företaget. Det gäller små enskilda firmor liksom hos stora bolag. Skillnaden ligger mest i hur rutinerna ser ut. De kan vara mer eller mindre komplicerade. I grunden är dock all bokföring likadan – det gäller att hålla ordning och reda.

Allt du behöver veta om företagsformen firma

Skaffa bra rutiner

En av de viktigaste delarna i bokföringen är att hitta bra rutiner. Det räcker inte med att sitta ner och slita sitt hår när momsredovisningen ska in. Förutom att det faktiskt är ett brott mot lagen, ger det också dålig kontroll på vad som händer i företaget. Det går att lösa på många sätt. Antingen avsätts tid varje dag (särskilt vid kassaregisterhållning) eller varje vecka för bokföringen. Alternativet är att anlita någon till att göra jobbet på regelbunden basis. Oavsett gäller det att ha ordning på transaktionerna.

Hålla reda på papper

Alla affärshändelser i din enskilda firma ska till att börja med in i en pärm, efter datum. Om det finns ett kassaregister ska försäljningsrapporter skapas varenda dag. Det görs i samband med kassaavstämningen. Andra kontanta betalningar, till exempel för fakturor, ska ha signerade kvitton. Ha gärna en egen pärm för fakturor ut från företaget. De förs sedan in i stora bokföringspärmen så fort de betalas. Glöm dock inte att föra in fakturan direkt i leverantörsreskontran. Överföringar och uttag från eller till bankkonton som tillhör företaget ska också ha var sitt papper, signerat och klart. Med alla papper på rätt plats blir bokföringen enkel.

Kontering

Den kontoplan som används i din firma ska vara väl anpassad för verksamheten. För att bokföringen verkligen ska bli smidig ska det finnas konton för allt som behöver delas upp, men inte fler än vad som verkligen behövs. Det är en fin avvägning och kräver lite planering. Glöm inte att det går att lägga upp nya konton när verksamheten förändras. Om du bokför själv och ändå får problem med var du ska sätta posten, kan du använda dig av ett ”slask-konto”. Där lägger du in det du inte kan kontera på egen hand. Det är klart bättre än att chansa och sedan glömma bort att något ligger på fel ställe. Om du sedan har en ekonomibyrå, bokföringsbyrå eller någon annan som hjälper dig med att göra bokslutet kan de rätta till slaskkontot och nolla det. Annars kan du be om råd och hjälp av någon annan kunnig som vet på vilket konto posten ska ligga.

Ställ din fråga gratis här i forumet om bokföring

Avstämningar

För mindre företag gäller vanligtvis att momsen ska redovisas var tredje månad. Det är ett utmärkt tillfälle att göra en komplett avstämning. Med en regelbunden och korrekt bokföring tar inte momsredovisningen till skatteverket mer än några minuter och med ett Bank-ID kan detta göras online. Då får inte bara skatteverket sitt. Även du som egen företagare får full kontroll på ekonomin med dessa återkommande avstämningar. Med moderna dataprogram görs avstämningen enkel genom att begära utskrifter av rapporter. Gå sedan igenom de olika kontona och planera verksamheten efter hur situationen ser ut.

Läs mer om hur du bokför i ditt företag

Ett lättarbetat bokföringsprogram

För att bokföringen ska bli enkel behöver programmet som används också vara lättarbetat. Det finns en mängd olika bokföringsprogram att välja mellan. Även om det rent teoretiskt går att skapa en komplett bokföring i ett excel-ark är inte det att rekommendera. Det blir snabbt snårigt och svårt att arbeta med. De särskilda bokföringsprogrammen kan också vara olika lätta att hantera. En del är avsedda för större företag, andra för mindre företag och en del med fokus på enskild firma. En del ska laddas ner på datorn, andra är webbaserade. De webbaserade kan vara smarta om bokföringsfirman som anlitas har samma program, eller om det finns flera som bokför i företaget. Då finns de tillgängliga på webben varhelst användaren befinner sig. Dessutom slipper användaren bekymra sig om backuper. Det finns till och med bokföringsprogram där användaren slipper hålla reda på debet och kredit, en nog så svår uppgift för den som inte är van. I ett litet företag med få investeringar och poster kan det fungera alldeles utmärkt.

Här har vi ställt frågor till företag som erbjuder bokföringsprogram till enskild firma så kan du se om något passar dig

Prova dig fram

Den som anlitar hjälp med till exempel bokslut och rapporter, men bokför själva transaktionerna själv gör rätt i att använda ett bokföringsprogram som även bokföringsbyrån använder. Det underlättar kommunikationen avsevärt. Den som helst sköter sin bokföring inhouse kan gärna prova sig fram för att hitta det verktyg som passar bäst. De flesta program kan provanvändas i en månad innan köp. Det är väl värt tiden, då bokföringsprogram ofta kostar en slant.

Synkronisera

Lite mer avancerade bokföringsprogram innehåller också mallar och system för fakturering. Dessa blir då direkt kopplade till bokföringsprogrammet, vilket sparar tid. Dessutom minskar risken för att fakturan är inkomplett. Det ställs en del krav på hur en faktura ska se ut, och med en mall där uppgifterna ska fyllas i, missas ingen viktig detalj. Dessa program klarar också av ränteberäkningar vid förseningar och påminnelser. Det ger enkelhet i vardagen. Tänk också på att ett bokföringssystem ska gå att växa i. Vänta inte tills i morgon med att uppgradera rutinerna. Skapa dem från början utifrån målet om hur stor firman ska bli.

Läs även: Bokföra i enskild firma och dess fallgropar som sänker många företagare