- Ett event är nämligen ett utmärkt tillfälle för företaget att marknadsföra sig och sina produkter på. Även vid introduktionen av en ny produkt eller tjänst, kan ett lyckat event vara en effektiv marknadsföringskanal säger Anna Ström, eventplanner och VD för Gourmetbudet.

Här följer hennes tio tips på hur du kan göra för att skapa ett lyckat event:

1. Ha ett passande tema

Börja med att välja ett passande tema. Ett genomgående temas underlättar planering och genomförande av tillställningen och sätter riktlinjer för maten, inbjudningskorten, färger etc. Tillställningen känns välplanerad, seriös och genomtänkt. Just som ni vill att ert företag ska framstå! Om eventet anordnas för att marknadsföra lanseringen av en produkt, låt då temat kretsa kring denna produkt.

2. Personlig inbjudan

Lägg lite tid på att göra en inbjudan som är personlig och som går i linje med eventets tema. Se till att plocka fram godbitarna med ditt event för att locka så många som möjligt till festen. Tänker du ha någon känd föredragshållare så ta upp det i inbjudan. Likaså om du tänker anlita någon duktig cateringleverantör. Vissa ”extra viktiga” personer kan få en handskriven lapp också i inbjudan för att öka chanserna att just dessa kommer.

3. Poängtera mingeltillfället

Var noga med att visa vilka andra människor som kommer på din fest. Gör t ex en lista på inbjudna företag på baksidan av inbjudningskortet. Mingelmöjligheter och möjligheter att knyta kontakter får människor att vilja komma. Ju fler som kommer till ditt event, ju mer marknadsför du ditt bolag eller din nya produkt. Och ju viktigare framstår ditt företag!

4. Bjud in i god tid

Idag är konkurrensen hård kring olika event. Människor är väldigt upptagna och blir bjudna på flera tillställningar. Skicka gärna ut mail tidigt ett datum som kunder ska boka upp i kalendern. Två månader innan minst. Därefter kan du ta hand om upptryck av personliga inbjudningskort som skickas ut senare. I mailet kan du även, om du vill, låta hela adresslistan vara synlig. Då blir det tydligt för de inbjudna vilka kontakter man har möjlighet att skapa på eventet.

5. Något dragplåster

Se till att ha något som ”drar” till eventet. En duktigt och känd föredragshållare eller en present man får när man kommer. Det kan även vara bra att ha någon aktivitet som för människor samman under festen och som fungerar som isbrytare. Det behöver inte vara avancerat, en enkel frågesport i lag kan räcka. Ha gärna ditt tema som utgångspunkt i frågesporten.

6. Skicka ut påminnelse

Skicka ut en påminnelse om eventet någon vecka innan festen. Om du befarar att det kommer bli låg uppslutning kan du speca menyn ni kommer bjuda på eller vinet som kommer serveras. Det kan få det att vattnas i munnen på den mest upptagne personen.

Du kan också skriva i påminnelsen att det är ok att ta med en vän eller väninna. Det ökar chanserna att folk kommer. Upptagna personer kan slå ”två flugor i en smäll”, dels gå på din tillställning och dels umgås med någon de inte sett på länge.

7. Mat, dryck och dekoration enligt temat

Det behöver inte vara något avancerat tema du väljer till ditt event, men det är väsentligt att temat går som en råd tråd genom festen. Från inbjudningskorten till mat, dryck och dekoration. Det kan räcka med att t ex ha en färg som tema. Väljer du gult ska inbjudningskorten vara gula, ljus och dekoration ska gå i gult, någon del av maten ska vara gul och kanske t ex fördrinken.

8. Erkänt duktig cateringleverantör

Använd en cateringleverantör du är nöjd med sedan tidigare eller fått rekommenderat. Ditt event kan vara hur välplanerat som helst, är inte maten till belåtenhet faller din tillställning pladask. Var även noga med att kolla upp om någon av gästerna har särskilda önskemål – gluten eller laktosintoleranta. Kanske är det internationellt besök och då kan det vara på sin plats att kolla upp vad som inte får serveras, griskött tex.

9. Agera värdinna under minglet

Lägg mycket tid på att mingla runt bland gästerna under hela tillställningen. Se till att alla har mat och dryck hela tiden, att inte någon står ensam i ett hörn och inte har någon att prata med. Var särskilt mån om att introducera personer för varandra som kan ha nytta av varandra i affärer. Gästen på ditt företagsevent kommer komma ihåg var han mötte sina nya affärsbekanta.

10. Följ upp eventet med ett personligt utskick

Ett par veckor efter din tillställning, skicka ut ett mail där du tackar gästerna som kom på din tillställning. I mailet kan du även bifogat foton från eventet. På så sätt exponerar du ditt varumärke flera gånger i ett positivt sammanhang. Hålls eventet t ex för att fira lanseringen av en ny produkt, informerar du naturligtvis om produkten i utskicket.