VECKORAPPORTERING

De flesta ekonomisystem genererar olika former av ekonomiska sammanställningar.Ofta finns det standardrapporter.  Rapporterna brukar många företag använda sig av, mer eller mindre av slentrian. Men rapporterna innehåller ofta information som inte är nödvändig.

Dessutom är informationen inte anpassad till det specifika företagets behov och situation. En enkel modell för veckouppföljning kan i stället vara denna: Genom att följa värdena vecka för vecka får Du kontroll över försäljningen (fakturering) och orderstockens tillväxt.

Vidare har Du kontroll över företagets likviditet och på att varken leverantörsskulderna eller kundfordringarna skenar i väg okontrollerat.  Förvisso är ”kassa” inte ett korrekt begrepp, men det anger ändå vad det handlar om: likviditet. Således får Du kontroll över det viktigaste i företaget: försäljning och likviditet.


Modellen kan kombineras med lagersaldo eller kapitalbindning, om företaget arbetar med stora lager i sin verksamhet. Det viktiga är enkelheten och överskådligheten i informationen. Du bör själv fundera igenom vilket informationsbehov Du har för att kunna utforma ändamålsenliga och enkla veckorapporter.

Genom uppföljningen vecka för vecka upparbetar Du en ”ryggmärgskänsla” när något avviker från det förväntade. Veckouppföljningen kompletteras med en mer omfattande uppföljning, lämpligen månadsvis, men eventuellt var fjortonde dag eller var tredje vecka. Avgörande är verksamhetens omfattning.

KALKYLER

För att kunna sätta sådana priser att företaget får täckning för kostnaderna måste Du upprätta kalkyler. Ibland använder man kalkyler som enbart tar hänsyn till produktens direkta kostnader.

En sådan kalkyl kan passa om man har ledig kapacitet men inte annars, eftersom man inte får täckning för företagets fasta kostnader. Tyvärr är det mer än ett företag som gått omkull på grund av att man använt bidragskalkyler alltför flitigt.


Bidragskalkyler har för dessa företag visat på en produktionskostnad som i själva verket varit alltför låg. Med en sådan kalkylering kan man sätta priser som slår ut konkurrenterna – under en begränsad tid.

Sedan blir man själv utslagen. Det är också viktigt att Du gör efterkalkyler. Vad blev den verkliga kostnaden för att tillverka produkten? Vad kostade konsultinsatsen hos kunden? Gick affären med förlust eller vinst?

Angav förkalkylen rätt värden? Genom att kontinuerligt arbeta med för- och efterkalkylering får Du ett underlag för prissättningen.  Sedan avgör självklart konkurrenssituationen och kundens priskänslighet det slutgiltiga priset.  Men genom ordentliga kalkyler får Du vetskap om affärens vinstnivå.

NYCKELTAL

Ovan nämnda veckorapport är egentligen utformad med ett antal nyckeltal som man kontinuerligt följer, vecka för vecka.  Nyckeltalen bör följas i rullande tolvmånadersperioder. Du bör komplettera veckorapporteringen med nyckeltal som är specifika för Din verksamhet.

Ofta har branschorganisationerna utarbetat förslag till sådana nyckeltal. Du bör således kontakta företagets branschorganisation när det gäller nyckeltalen, men också fråga vilka kalkylmodeller de anser vara tillämpliga. Samma frågor bör Du ställa till företagets revisor.

I KORTHET

• Ha enkla, överskådliga och ändamålesenligt utformade veckorapporter.
• Arbeta kontinuerligt med för- och efterkalkyler.
• Diskutera med företagets branschorganisation och revisorn för synpunkter på lämpliga kalkylmodeller och nyckeltal.