När man driver en affärsrörelse är många gånger lokalen och placering av den en viktig faktor för framgång. Butik, restaurang och kontor är bara några exempel där företagets image och möjlighet att nå nya kunder, men även rätt medarbetare, påverkas av vart lokalen ligger, samt hur byggnaden och dess omgivning ser ut.

För att du ska hitta ert optimala läge har vi samlat några nyttiga tips om vad du bör tänka på för att hitta rätt lokal, undvika risker och hålla ner kostnaderna i ett uppstartsskede.

1. Identifiera era behov

Är det centralt läge, representativt, prisvärt, kort uppsägningstid, rätt typ av företag i omgivningen eller annat attribut på kontoret eller lokalen som är viktigast? Det finns massvis av faktorer som spelar olika roll, ovan är vanligtvis några av de mest primära. Gå igenom dem samt dina egna önskemål för att enklare kunna ta beslut och ställa olika fastigheter och lokaler mot varandra.

2. Är ert behov verkligen en egen lokal eller kan ni dela?

Ett alternativ som oftast sparar pengar är att hyra kontorsplatser/kontorsrum hos coworking spaces, kontorshotell, eller att hyra in er hos ett annat företag.
Många tar inte i beräkning när de jämför lokaler, att det finns alternativ som är färdigmöblerade och som inkluderar saker och tjänster som kaffe, skrivare, internet, städning, konferensutrymmen, fastighetsskatt, etc. Det är lätt att fokusera på att skaffa en egen lokal, men är det nödvändigt?

Om man dessutom hyrt en hel lokal, bör man överväga att hyra ut ytor som inte nyttjas optimalt. Med en egen lokal tillkommer ofta flertalet småsaker som behöver adderas vilket kan göra att kostnaderna kan skena iväg.

3. Uppsägningstiden varierar

Om man som enskild individ startar ett företag, kan det allt som oftast räcka att hyra en eller ett par kontorsplatser och då brukar uppsägningstiden generellt inte vara längre än cirka 1-3 månader.

Om fallet däremot är så att företaget är större och att man därför hyr ett kontorsrum eller flera, vilka blir mer av ett “eget kontor” så bör inte uppsägningstiden sträcka sig längre än runt 3-6 månader.

Om ni däremot tar beslutet att ni bestämt önskar hyra en hel och egen lokal så är i regel uppsägningstiden runt 1-3 år. Detta kan ibland förhandlas om men i vissa fall kan det vara mest aktuellt att binda sig direkt till 3 år.

Vissa fastighetsägare kan också gå med på “hyrestrappor”, vilket betyder att ni betalar lite för lokalen under en startup-tid men att hyran ökar med tiden.

Det kan alltså vara bra att se över aktuella behov då fördelarna kan vara många med att endast hyra en kontorsplats eller enskilt kontorsrum. Dels eftersom företagets behov ofta ändras. T ex om ni är i tillväxt, kan ni vid sådana coworking-alternativ endast betala för de kvadratmeter ni aktivt använder. Ofta kan man även boka extra yta om eller när den behövs.

4. Jämför priser på olika lokaler och boka in flera visningar

Vi vet av erfarenhet av lokalförmedling och företagande, att det brukar fungera bäst att hitta sin optimala lokal om man går på flera visningar (runt 2-5 och söker på internet). Det ger en bra bild av lokalerna, vad man får för pengarna och eventuella kringtjänster. Även andra värden och möjliga hinder som lokaltrafik, parkeringar, uteplatser, närhet till kunder, osv, bör tas hänsyn till. Vi vet också att det generellt sett inte är det första kontoret som företag tittar på som är det som blir valet, så titta på så många ni kan!

Se även: Vad får egenföretagare ut av coworking – egentligen?

5. Läget, logistiken och kommunikationen

En viktig fråga att fundera på är: vart geografiskt utgår dina kollegor och medarbetare ifrån?

För att veta vad som passar er optimalt är det bra att veta (i alla fall på ett ungefär) var alla pendlar från. På så vis blir det betydligt enklare att få en överblick och en grund för att ta ett genomtänkt beslut så att lokalens läge inte gör det onödigt svårt för medarbetare att ta sig till arbetet, med risk för förseningar och sena kvällar innan de är hemma igen.

6. Ta hjälp för att hitta nya lokaler

Hinner du inte aktivt leta - eller gå på flera visningar?

Mycket i företagandet kan handla om att värdera sin tid och lägga den på saker som för verksamheten framåt. Om ni letar nytt läge, ny lokal eller nytt kontor men inte hinner engagera er i letandet helt och hållet, ta hjälp av en lokalmäklare som kan letar åt er. På så vis spar ni tid och resurser - som kan läggas där de gör mest nytta. Ofta kostar det inget då mäklaren får en provision av ägaren till fastigheten.

7. Släpp in kollegorna tidigt i dialogen

50% av unga människor anser att arbetsmiljön är viktigare än lönen, vilket betyder att framtidens arbetstagare och resurser kommer ställa ännu tydligare krav och förväntningar på en bra arbetsmiljö, ur flera perspektiv. Ergonomiska kontorsmöbler och hög trivselfaktor, ofta gärna med aktivitetsbaserade ytor, är ”ett måste”.

Genom att prata med de anställda, redan i ett tidigt skede, kan det bli lättare att identifiera era behov av lokalen, dess placering, utformning och så vidare. Med en mer genomtänkt planering sparar ni alltså både tid, resurser och pengar. Medarbetarna tycker säkert dessutom att det är roligt att få känna att de är delaktiga.

När ni sett över och analyserat dessa steg så är det läge att börja söka efter ert drömläge!