Får man lov att spara massa uppgifter om sina anställda?

Det finns rätt mycket lagstiftning på området, bl.a. PUL & registerlagen. Läser man de lagarna är nästan ett löneprogram olagligt... Ändå är det många arbetsgivare som registrerar en hel del om sina anställda, eftersom lag och verklighet inte riktigt harmoniserar med varandra.

Som arbetsgivare uppmanas man att hålla medarbetarsamtal & utvecklingssamtal. Flera fackförbund anser att löner skall sättas via individuella förhandlingar. Så har man som arbetsgivare egentligen inget annat val än att försöka spara anteckningar om dessa samtal för att kunna föra diskussionerna framåt när man träffas igen.

Skulle en chef dessutom sluta och ersättas av en ny, är det definitivt läge för den nya att kunna läsa på och fundera över hur man skall kunna hålla arbetsgivarens del av de överenskommelser som dessa samtal ofta mynnar ut i.

När jag var anställd chef sparade jag ett PM från varje samtal med en medarbetare, plus deras arbetsansökan, jämte statistik om säljresultat, arbetstider och lön. Jag skall ärligt säga att jag inte vet om det var lagligt, men det var funktionellt.

Sedan är det viktigt att inte vem som helst kan se de här anteckningarna, utan att de hålls i en minimal krets. Jag tror inte heller att man skall göra en "stor grej" av att det finns, utan man verkar bara väldigt intresserad och påläst som chef vid samtal med sina medarbetare.

[quote author=swetrot link=topic=4540.msg21772#msg21772 date=1226314349]
Det finns rätt mycket lagstiftning på området, bl.a. PUL & registerlagen. Läser man de lagarna är nästan ett löneprogram olagligt...[/quote]

Ett löneprogram kan aldrig bli olagligt, det behövs väl inte ens göras en anmälan om registeransvarig när man kör löner. Allt som är növändit att registrera för att kunna lämna e uppgifter som myndigheter efterfrågar är alltid undantagna i PUL.

Viktigt att tänka på är att PUL avser systematisk behandling av uppifter. Skriver du in i ett dokument i löpande texter noteringar om personalen så faller det inte under PUL, det gör det först om du istället skapar en databas där du då kan sortera personalen efter ex prestationer.

Direkt olagligt är det bara om du i databaser börjar lägga in uppgifter som kan vara kränkande eller som är helt irrelevanta i sammanhanget.

Att spara uppgifter och dokumentation kring personalen är i princip ett måste för att kunna föra personalfrågorna framåt i ett företag eller en organisation.

Låt säga att du får ett rehabiliteringsärende i ditt företag så förväntas du genomföra rehabiliteringsfrämjande åtgärder vilket innebär rehabmöten och samtal. Om du i ett senare skede måste omplacera eller låt säga ännu tristare säga upp någon pga att det saknas arbetsuppgifter som denne kan utföra så MÅSTE du ha god dokumentation i ärendet.

Vill du gå till avsked måste du ha dokumentation att bygga på.

I lönedialoger ska du som arbetsgivare kunna förklara varför en individ bör ha en viss lönenivå och anteckningar kring personen i fråga är ett välfungerande underlag.

Det finns skyddsregler för båda parter i dessa frågor i Sekretesslagen tex. Hur du bör spara är beroende på vilket företag eller organisation du kommer från men den viktigaste frågan är ju VAD du bör spara och det är alltid knutet till individen det berör och den personalpolitik som ska föras. En personalhandbok är ett exempel på där man kan beskriva hur dessa frågor hanteras inom företaget.

Tack för alla svar! 🙂 Mycket informativa, nu förstår jag det hela bättre.

Detta börjar redan i småskolan och även om datainspektionen i årtionden bromsat all typ av datasamling så är det bara spel för gallerian. Likadant med samkörning. Tidigare fick man inte överhuvudtaget samköra något, medan det numera står samköres utan vad som sker. Likadant med kameraövervakning. Idag kallas det försöksstadier i Sverige. Jag var för några år sedan i England och tittade på blivande verklighet i Sverige. Bland annat på köpcentra. Priser kunde hållas lägre trots dyr bevakning och varken varustölder eller fickstölder förekom. Man satt i ett bevakningsrum och följde kontinuelligt vad som skedde från urlastning och hela vägen samt informerade med stora skyltar att allt filmades inne i varuhuset och utanför.